新型コロナウイルス感染拡大に伴う政府の出勤自粛要請で、一気に広まった在宅勤務。働き方改革で制度を設ける企業は増えたが、多くの場合、利用者は育児中の社員らごく一部に留まっていた。「コロナショック」で一転、在宅が働き方の「デフォルト」と化したことで、労務管理や社員のコミュニケーションなどに、さまざまな課題が生じている。

世界各国を旅しながら、リモートでIT企業の法務サポートを手がける「旅する弁護士」の藤井総弁護士に、企業に求められる対応について聞いた。(ライター・有馬知子)

●「アリとキリギリス」二分される企業

ーー企業のテレワークの現状を教えてください。

もちろん、医療や物流や社会インフラなど、テレワークができない仕事も多くありますが、テレワークができる仕事については、東京オリンピック期間中の混雑緩和や、少子高齢化に伴う地方人材の活用、子育て・介護と仕事の両立など、さまざまな文脈の中で、テレワークの必要性が以前から認識されていました。

しかし「コロナショック」は、秋口に突然大氷河期が襲ってきたような、あまりにも想定外の事態でした。各社の対応は童話「アリとキリギリス」そのままで、着々と準備を進めてきた企業は滞りなくテレワークに移行し、そうでなかった企業は四苦八苦しています。

ーー「キリギリス」の企業は、どんな苦労を抱えていますか。

紙主体の文書管理、判子による決裁、対面の会議によるコミュニケーションなどが、リモート化の壁になっています。出社人数を絞ってはいるものの、感染の危険を承知の上で輪番出社させている大企業も多いのが現状です。全社員を自宅待機にしたのはいいが、社員はメールチェックくらいしかできず、事実上、業務が止まっている企業もあります。

準備不足のままテレワークを強行した企業は、セキュリティ対策などが不十分で、情報漏洩のリスクを抱えています。社員が自費で、WebカメラやWi-Fiなどを揃えるケースも増えていますが、本来は就業規則などで、費用負担を事前に取り決める必要もあります。

ーー出勤自粛の中で、企業も対策を進めづらいようです。

ワクチンの集団接種が始まるなど社会が完全に正常化するには、年単位の時間が掛かるとも言われています。「ウィズコロナ」の中で早急に対応しなければ、「アフターコロナ」まで生き残れない可能性すらあります。まずはチャットツールを導入し、コミュニケーションを対面からテキストに変える。面談はなるべく短い時間、会議ツールで実施し、文書はグループウェアにアップして複数の社員が同時に閲覧できるようにする必要もあります。

●長時間働いている人を評価するという考え方を改めるべき

ーーチャットで相手を怒らせるなど、オンライン特有のトラブルも起きています。

チャットツールに不慣れな人は、メール感覚で長い文章を送りがちです。文章も硬いので冷たい印象を与え、相手に不信感を与えることもあります。チャットはなるべく短く分かりやすく、絵文字も活用して、相手への共感を伝えることが大事です。オンラインの面談を併用すると、コミュニケーションがさらに取りやすくなります。

ーー「部下が隠れてサボっているのではないか」と疑う上司もいます。

就業時間中は常時Webカメラを接続する、PCの使用状況をモニターするといった対策もありますが、社員は「監視されている」と感じ、仕事のパフォーマンスも落ちてしまうでしょう。それにPC作業をする姿や操作記録だけで、仕事ぶりを判断するのは危険です。表計算ソフトの自動集計機能を使えば、3分で終わるはずの仕事を、何時間も手で計算するなど、作業効率が低い人をチェックできないからです。

ーー社員の仕事ぶりを、どのように管理すればいいのでしょうか。

管理職は、部下に割り当てたタスクの進捗を管理し、出てきた成果を評価すべきです。しかし多くの企業では、成果に応じた評価の仕組みが十分機能していません。

ある企業では、定時で帰る社員と残業の多い社員の成果が同じ場合、無駄なコストを使って残業する社員を「頑張っている」と高く評価していました。管理職が、長時間働いている人を評価するという考え方を、まず改める必要があります。

●子どもが自宅にいて仕事できない、どうすれば?

ーー上司が、その場にいない部下の状況を知るのは、難しいのではないでしょうか。

管理職は部下の能力だけでなく、育児や介護など業務外の負担にも目配りし、質量ともに適切なタスクを配分するのが仕事です。上司がテレワークの中で、必要な情報を得るためには、これまで以上に意識して、部下とコミュニケーションを取る必要があります。

ある企業では毎日、部下から上司へ日報を提出させています。「子どもが病気だ」「親が要介護度が上がった」といった業務以外の出来事も、日報で伝えてもらうのです。

部下と5〜10分、オンラインでこまめに面談するのも有効です。顔色や表情を見れば「大変そうだな」「体調は良さそう」などと察することもできますから。

ーー残業など、労働時間の管理はどのようにすればいいでしょうか。

始業や終業の時間を、社員自身が入力する勤怠管理ツールを使いつつ、裏付けのため社内システムへのログイン記録なども把握しておくとよいでしょう。また残業は事前許可制にして、原則的には就業時間中に仕事を終わらせるよう、社員に周知するべきです。

ただ現時点では、臨時休校などで日中は育児に追われ、子どもが寝た後に働かざるを得ない人もいるでしょう。事情は分かりますが、企業にとっては割増賃金がかさみますし、労働者の健康という観点からも、深夜労働はお勧めできません。フレックスタイムを使って始業時間を早め、子どもが起きる前に仕事を進める、子どもの昼寝中など「すき間時間」を活用するといった具合に、何とか工夫して乗り切ってほしいと思います。

●「アフターコロナ」は企業と働き手、双方が選別される時代に

ーー「アフターコロナ」の企業の姿を、どのように予想しますか。

テレワークが「使える」仕組みだと、多くの人が知ってしまった以上「ビフォーコロナ」と同じ働き方には戻らないでしょう。テレワークで出した成果を評価してくれる企業には優秀な人材が集まり、そうでない企業は、業績低下と淘汰の危機にさらされます。

社員の側も能力開発を怠り、PCの前に座っているだけ、会議に出るだけだった人は生き残れなくなってしまいます。企業と働き手が、いずれも厳しく選別される時代になるでしょう。

一方で、地方在住の優秀な人材など、地理的な制約から働けずにいた人たちの活躍の場は、広がると期待できます。

ーーやはり対面のやり取りが快適だ、という揺り戻しは起きませんか。

在宅勤務は孤独を感じがちですし、顔を見て話をするメリットも確かにあります。しかし一等地にオフィスを構える必要はない、貸しオフィスやレストランなどに定期的に集まればいい、と考える人は増えるのではないでしょうか。対面での雑談やブレーンストーミングを好む人は多いでしょうが、雑談用のチャットグループを作るなど、オンラインでも対応は可能です。

ーー「コロナショック」をチャンスに変えるため、心掛けていることはありますか。

例えば私がサポートしているITサービスの分野でも、仕事が減った企業がある一方、ネット通販などEコマース系は活況です。このため最近私は、EC事業者向けのアプローチを増やし始めました(https://itbengoshi.com/page-39)。悲観的にならず、変化に応じて柔軟に対応することで、苦境を乗り切る道は必ず見つかると信じています。

【取材協力弁護士】
藤井 総(ふじい・そう)弁護士
「世界を便利にしてくれるITサービスをサポートする」ことをミッションに掲げて、ITサービスを運営する企業に「法律顧問サービス」を提供している。ITサービスを提供する企業やIT関連部門、IT関連組織が法律顧問サービスの主な導入企業になり、その業種はASPサービス事業者、ISP事業者、EDI事業、ハードウェアメーカー、コンサルティングファーム、海外政府系機関等、多様。
事務所名:弁護士法人ファースト&タンデムスプリント法律事務所
事務所URL:https://itbengoshi.com/