初めての労務担当でもこれを読めば大丈夫! マイナンバーの取扱手順とポイント

初めての労務担当でもこれを読めば大丈夫! マイナンバーの取扱手順とポイント

2016年1月に「マイナンバー法」がスタートし、3年が経過しました。
春のこの時期は、異動や退職・入社などでマイナンバーを扱う場面が多くなります。
また、企業においてもマイナンバーを扱う労務担当者が変わり、手順を再確認している方もいるのではないでしょうか。
そこで本稿では、マイナンバーの取扱のポイントを確認してみたいと思います。

マイナンバー管理の手順

マイナンバーの取扱い手順は、次の①〜④の繰り返しです。

① マイナンバーを収集する
② マイナンバーを保管・管理する
③ 行政機関への書類に記載する
④ マイナンバーを削除・廃棄する

各手順のポイント

以下では、①〜④を詳しくみていきます。

<手順① マイナンバーを収集する>

【ポイント1】収集の際は、利用目的を通知しましょう

<個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)>
第18条
1 個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
2 個人情報取扱事業者は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

上記のとおり、個人情報保護法では、個人情報を収集する際には利用目的を通知する必要があるとされており、マイナンバーの収集についても同様の扱いとなります。

【ポイント2】本人確認をしましょう

<行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(マイナンバー法)>
(本人確認の措置)
第16条 個人番号利用事務等実施者は、第十四条第一項の規定により本人から個人番号の提供を受けるときは、当該提供をする者から個人番号カード若しくは通知カード及び当該通知カードに記載された事項がその者に係るものであることを証するものとして主務省令で定める書類の提示を受けること又はこれらに代わるべきその者が本人であることを確認するための措置として政令で定める措置をとらなければならない。

本人確認とは、以下2点の確認をいいます。

【番号確認】12桁の番号が間違っていないか
【身元】実在する人物か

身元確認については、運転免許証のような顔写真付の身分証明書がないときは、健康保険証や年金手帳などの顔写真無しの身分証明書を2つ組み合わせれば問題ありません。
また従業員の場合は、直接顔を見て本人であると確認できれば、身元確認は省略しても問題ありません。

<手順② マイナンバーを保管・管理する>

万が一、マイナンバーが漏洩し悪用されてしまった場合、対象者本人に被害を招く危険性があります。
また毀損の場合も、マイナンバーを用いた行政サービスを受けるという国民の権利が害されることになります。
そのため、マイナンバーを取扱う担当者には、マイナンバーを滅失・毀損しないよう、適切に管理をしなければならないという責任があります。
この責任を果たすために、個人情報保護委員会が番号法ガイドラインを公表していますので、参考にしてください。

個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」
https://www.ppc.go.jp/legal/policy/

<手順③ 行政機関への書類に記載する>

収集したマイナンバーは、主に以下のような行政機関等へ提出する書類に記載されます。

1. 社員の社会保険資格取得や喪失などの手続き
2. 弁護士、税理士などへの報酬等に係る支払調書
3. 株主への配当等の支払調書

<手順④ マイナンバーを削除・廃棄する>

マイナンバーは、社員の退職等により事務手続きの必要がなくなった時点で、保管しているだけで違法になってしまいます。
必ず削除・廃棄するようにしましょう。
なお、従業員のマイナンバーについては、扶養控除申告書等に記載がある場合、保管期間の7年が過ぎた時点で廃棄することになります。

なかなか提出してくれない従業員に対しては?

企業で実務を担当していると、マイナンバーを提出してくれない従業員がまれにいます。
催促してもなかなか提出してくれないとき、書類への記載は空欄でもよいのでしょうか。
こういった場合は、国税庁も厚生労働省も、マイナンバーの記載がないだけで書類を受理しないなどということはないようです。
ただし、国税庁は「記載がない理由を明示する必要はない」としているのに対し、厚生労働省は「マイナンバーの提出がない場合は、その旨を申し出た上で書類を受理する」となっています。
省庁によって取扱いが異なりますので、未提出の経緯などの記録を残しておくとよいでしょう。

以上、マイナンバーの取扱いについて振り返りました。
労務担当者の皆さんの一助になれば幸いです。

<参考>
・ 国税庁「番号制度概要に関するFAQ」
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/mynumberinfo/FAQ/gaiyou_qa.htm
・ 個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」
https://www.ppc.go.jp/legal/policy/


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