オンラインで衛生委員会を開催する際の要件が定められました

新型コロナウイルス感染症の影響で、①3密を避けた開催ができる、②在宅勤務でも容易に参加できるという点から衛生委員会や安全衛生委員会(以下、衛生委員会といいます)をオンラインで開催する企業も多くなってきました。
また、これを機に「オンラインの衛生委員会」を導入しようと考えているところも少なくないのではないでしょうか。
2020年8月27日に「情報通信機器を用いた労働安全衛生法第17条、第18条及び第19条の規定に基づく安全委員会等の開催について(令和2年8月27日基発0827第1号)」でオンラインでの衛生委員会の開催についての条件などが定められたので、ざっくりわかりやすく解説していきます。

オンライン衛生委員会の運営についての要件

「情報通信機器を用いた労働安全衛生法第17条、第18条及び第19条の規定に基づく安全委員会等の開催について(令和2年8月27日基発0827第1号)」では、衛生委員会の運営要件について下記のいずれかの要件を満たすことが定められています。

① 対面で衛生委員会を開催する場合と同様に、委員相互の円滑な意見交換等が即時に行われ、必要な事項の審議が尽くされている。なお、音声通信による開催やチャット機能を用いた意見交換による開催については調査審議に必要な資料が確認でき、意見交換や審議が十分に可能

② 上記の①を原則とするが下記に定める事項を留意することでメール等を使用した開催として差し支えない
ア.資料の送付等から委員が意見を検討するための期間が十分に設けられている
イ.医院からの質問や意見が共有され、その審議した事項など経緯を確認できるようにする
ウ.委員からの意思表明がない場合、資料の確認状況や意見提出を確認する
エ.メール等により多数の委員から異なる意見が提出された場合には調整に必要な担当者を決め調査審議に支障がないようにする

衛生委員会の開催に用いる通信機器の要件

オンライン等で衛生委員会を開催するにあたり使用する通信機器について下記のような条件が定められています。

① 委員会を構成するメンバーが容易に利用できる
② 映像、音声等の送受信が常時安定しており、委員相互の意見交換などを円滑に実施することができる
③ 取扱う個人情報の外部への情報漏えいの防止や外部からの不正アクセスの防止の措置が講じられている

上記3条件はすべてを満たす必要があります。

今後の対応について

在宅勤務導入などにより衛生委員会も簡略化されることも増えてきていますが、上記定めは厳守のうえで開催していきましょう。
衛生委員会は、会社の中で今後リスクとなり得ることについても改善策を検討していく場でもあります。
衛生委員会を実施しない、活用しないままでは安全配慮義務違反にもつながります。
新型コロナウイルスの対応もしつつ、情報通信機器を活用し、さまざまなリスク管理を行っていきましょう。

<参考>
「情報通信機器を用いた労働安全衛生法第17条、第18条及び第19条の規定に基づく安全委員会等の開催について(令和2年8月27日基発0827第1号)」(https://jsite.mhlw.go.jp/yamanashi-roudoukyoku/content/contents/000706713.pdf)