新型コロナウイルス感染症対策の一環としてテレワークを導入した企業は少なくない。しかし、どうしてもリモートからでは処理できず、出社を余儀なくされている業務もある。代表例が書類への捺印業務だ。

 筆者も含めやや年のいった人ならば、これまでの人生の中で一度ならず「ペーパーレス化」という言葉を耳にしたはずだ。何度かの波を経て、FAXからメールへ、紙の会議資料からPowerPointやPDFへ、紙の稟議書からクラウド上のワークフローへといった具合に業務のオンライン化、デジタル化が進んできた。

 しかし、どうしても電子化が難しい領域が「相手先」のある書類への捺印(なついん)業務やその確認作業だ。テレワークが広がっても、いや広がったからこそ、請求書や発注書、契約書といった「紙」の処理がデジタル化から取り残されていることが鮮明になってきた。

 例えばfreeeが4月に実施した調査によると、1〜300人規模の中小企業で、テレワークを導入しながらもほぼ毎日出社しなければいけないと回答した人は16.3%、週に2、3回程度の出社を余儀なくされている人も21.6%に上った。

 出社せざるを得ない理由として多く挙げられたのは「取引先から送られてくる書類の確認・整理作業」で38.3%。他に「請求書など取引先関係の書類の郵送業務」が22.5%、「契約書の押印作業」が22.2%といった具合で、取引先とやりとりするさまざまな書類にはんこを押し、郵送する作業のために出社を余儀なくされている人が少なくないことが明らかになった。

 だが、新型コロナウイルスの感染リスクを冒してまで、一連の処理は紙でやりとりしなければならないのだろうか。そもそも業務の効率化に当たって、捺印と書類のやりとりがボトルネックになっていないだろうか──そんな考えから「脱印鑑」を宣言し、契約業務の電子化に取り組み始めた企業が登場している。LINEもそんな一社だ。

●昨年から準備してきた電子契約、新型コロナ対策を機に全社導入

 LINEは、新型コロナウイルスが猛威を振るい始めた2〜3月にかけて段階的に在宅勤務を選択できる体制とし、3月25日の都知事による要請後はテレワークを希望制から「推奨」に切り替えてきた。だが、テレワーク推奨となった後も、押印担当者は毎日出社を余儀なくされていたという。

 というのも、同社が国内外の取引先と交わす契約書の数は、時期によって多少の変動はあるが1カ月当たり1000〜1500件に上る。これだけの数の契約書を印刷して製本し、捺印し、先方に送付する、といった一連の業務はリモートでは不可能だからだ。

 そこでLINEは4月13日、一部の契約書の電子化を始めた。

 まず、全体の1割程度に当たる定型的な契約書から、クラウドサービス「クラウドサイン」を利用してオンラインで処理できるようにした。当初、スモールスタートで慣らし運転を始めたところ、「この先の見通しが立たない中、契約書の電子化を拡大すべきではないか」という経営層の考えもあって急ピッチで準備を進めることになり、5月1日には原則として全社に導入を拡大。この結果、押印担当の出社は週に1日で済むようになったという。

 実はこの取り組みは、法務関連業務の効率化プロジェクトの1つとして、同社のリーガルオペレーションズチームが昨年から準備を進めていたものだった。同社の山本雅道氏(法務室室長)は「もともと契約・押印業務は非常に手数のかかる業務だったため、何とか効率化しないといけないと考え、昨年から電子契約業務の準備を進めていました」と話す。

 契約書の内容を詰める部分までは電子化していたし、取り交わした契約書をPDFで保管・管理するシステムも整備されていた。だが、その間にある押印業務は手作業でやらざるを得なかった。契約書を印刷して製本し、会社の印を押して先方に郵送する。そして先方にも印を押してもらって返送してもらう。受け取ったLINEでは再度内容を確認し、PDF化して必要な情報を入力してシステムに保存する、といった具合だ。

 「国内の取引先を対象に、何事もなくスムーズに進む場合ならば2、3日で済みますが、途中で誰かの机にしまいこまれたり、郵送されないまま止まったりすると数週間かかっていました」(山本氏)

 しかもLINEは海外の取引先と契約を交わすことも少なくない。その場合は捺印ではなく代表取締役の「署名」が必要だ。はんこならば委任を受けた担当者が代理で捺印できるが、署名はそうはいかない。

 LINEの良知誠也氏(法務室 リーガルオペレーションズチームマネージャー)は「件数が増えれば増えるほど代表取締役の時間を取ることになりますし、そもそも忙しくて署名がもらえず、契約の締結が遅れてしまうこともありました。こういった事情から、特に海外取引が多い事業部から、『代表取締役に署名を求めなくてもいい仕組みを導入できないか』という要望がありました」と振り返る。それが、契約書の電子化に取り組むきっかけだったという。

●待たされていた捺印処理が、その日のうちに完了

 実は電子署名・電子契約の仕組みの歴史は古い。公開鍵暗号基盤(PKI)に基づいた電子署名のサービス自体は21世紀初頭から提供されており、2001年施行の電子署名法によって法的効力も担保されている。

 だが導入に当たっては、署名を行う本人に電子証明書を発行し、それを格納したICカードを専用リーダーで読み取って電子署名を付与する一連のシステムを整える必要がある。それも「われわれだけでなく、契約を交わす相手方もそろえないと使えないため、ハードルが高いものでした」(良知氏)という。

 これに対しLINEが採用したのは、クラウドベースで提供される電子契約サービスだ。専用ハードウェアを用意する必要もなければ、相手方にクラウドサービスの申し込みを求める必要もないため、従来の電子署名サービスに比べ簡単に導入できる。

 ここでネックになったのは法的なリスクだった。

 契約自由の原則からすると、双方の合意さえあれば契約は成立し、一部の契約を除けば必ずしも書面による契約書を取り交わす必要はないとされている。だが万一トラブルが発生し、裁判で争う事態になった時、どこまで法的な証拠力が認められるかとなると、電子契約は実のところ未知数だ。

 「時間をかけて検討しました。今までの紙の押印に比べ、100%同じ法的効力を持つわけではありませんが、実用に耐え得る程度にリスクは定義できていると判断し、全面的な導入に至りました」(山本氏)

 公証サービスと同等とまではいかないが、クラウドサービス事業者という第三者が「いつ、どういった内容の契約を交わしたか」を電子署名付きで担保することで、一定程度の証拠力もあると判断した。

 もう1つの課題はオペレーションだ。社内規定を見直して電子契約に関する内容を追加するとともに、新しい仕組みをどう理解してもらうかに心を砕いた。

 「やはり、電子契約とはどういう仕組みなのか分からないところがありますし、実際にどういう操作をしたらいいかもすぐには分かりません。ベンダーが用意するマニュアルだけでなく、リーガルオペレーションズチームで独自のマニュアルを用意し、どのように操作するか、特にどこに注意すべきかといった事柄を説明し、オペレーションがうまくいくように準備しました」(山本氏)

 一口に契約書といっても、相手方と一対一の場合もあれば、三者間で取り交わす場合、グループで契約を結ぶ場合などさまざまなパターンがあるし、双方が原本を所有する場合もあれば、一方的に送付すればいいものもある。

 「日々工夫しながらこれらいろんなパターンに対応しています。社内からの質問に答えたり、ロールプレイ風に演じた動画を法務室で撮影して公開したり、いろんな形でフォローしています」(山本氏)

 こうして電子契約サービスを導入した結果、捺印担当がわざわざ出社する手間は減った。「驚いたのは、物によっては本当にその日のうちに、1日で契約締結が完了することでした。明らかに契約締結までかかる時間を短くしていけそうだという手応えを得られました」(良知氏)。捺印担当はもちろん、社内からも手間が減ってかなり楽になったと反響が寄せられたという。

 ただ、全ての契約を電子化できたわけではないのも事実だ。

 「法律上は、紙の契約書に印鑑として適切なものが押印されていると、その契約は真正に成立したという推定が与えられます。一方電子契約の場合、ICカードを利用した方法ならば紙の契約書と同じように保護が与えられますが、現行のクラウドの仕組みでは、そういった保護は法律上与えられないという問題があります。そうしたリスクを全部無視して、いきなり全部電子契約に移行しましょうとは、なかなか言いにくいのも事実です」(良知氏)

 このため、一定額以上の契約などについては引き続き紙での契約という形を取っている。過去の事例をもとに、全体の95%は電子契約化できる一方、5%程度は紙ベースのままになるだろうと予測しているが、相手方の状況もあるため、電子化率はもう少し下がる見込みだという。

●自社だけでは進まない契約の電子化、まずはスモールスタートを

 もう1つ、大きな課題も見えてきた。契約というのは相手あってのこと。自社で電子化するだけでなく、相手方も電子化しないと意味がないということだ。

 事実、LINEの取り組みに対する社外からの反響は両極端だったそうだ。以前から「早く電子契約でやりましょうよ」と言っていたスタートアップ企業は一様に「双方の手間が減り、助かりました」と歓迎した一方、堅めの企業、大手企業の中には難色を示すところもなくはなかったという。

 「一般的に、大きな企業、伝統的な企業になればなるほど、規定1つ変えるにも大きな手間がかかります。電子契約を導入するにも、複数の部署の承認が必要になって社内準備に時間がかかるのではないかという実感はあります」(山本氏)。そういった企業をどう説得し、電子契約を受け入れてもらうかは1つの課題だという。

 また、法令によって紙の契約書での合意が義務付けられている契約も一部に存在するし、官公庁への報告書や地方自治体への申請書類にも捺印が必要な場合が多い。こうした領域でクラウドベースの電子契約をどのように位置付けるか、法制度面での整備が必要だろう。

 けれど、LINEをはじめ複数の企業で契約書の電子化、脱はんこ化が広がっているのも事実だ。このトレンドが一定水準を超えるまでに広がれば、様子を見ていた企業も採用に走り、状況は一気に変わるかもしれない。「ドミノ倒しのように、ちょっとした動きがどんどん大きくなっていって、気づいたら来年にははんこがゼロになっている可能性も、個人的にはゼロじゃないと思います」(山本氏)

 山本氏も良知氏も、今回の経験を踏まえ、案ずるより産むがやすしではないが、まず「スモールスタートで、できるところから始めてみることをお勧めしたい」と述べている。

 実は、山本氏自身、かつて役所勤めをしていた経験があり、そこでは何かにつけ印刷し、紙の文書でやりとりするのが当たり前だった。「LINEに入社して驚いたのは、書類が全然なかったことです。書類を入れるファイルもなければ、文房具も渡されませんでした。資料は全部PCで作成し、共有したり、スクリーンに投影したりしていたんですが、思い切ってやってみれば慣れるものです」(山本氏)

 良知氏も、導入当初はルールやワークフローの整備が必要で、一時的に業務量は増えるかもしれないとしながらも、「採用したクラウドサービスは良くも悪くも無駄が削ぎ落とされていることもあり、導入してみると本当に楽になりました。大きな企業であればあるほど導入のハードルは高いかもしれませんが、まずはスモールスタートで使ってみるのが一番いいと思います。また小さな企業ならば、一人で処理しているさまざまな業務を確実に減らせますし、電子化によって案件管理も楽になるというメリットもあります」と述べた。

 法務の仕事は、業務スピードを妨げることなく、事業をさまざまな法的リスクから守ることだろう。その仕事を効率化するためLINEでは、契約書のドラフト作成を支援するAI技術の活用やチャットボットによる法務関連の問い合わせ対応といったいわゆる「リーガルテック」の活用や、法務担当者の在宅業務を支援するツールの導入など、さまざまなテクノロジーを活用していく方針だ、もちろん、電子契約サービスが果たす役割もますます大きくなるのではないだろうか。

●著者:高橋睦美(たかはし・むつみ)

一橋大学社会学部卒。1995年、ソフトバンク(株)出版事業部(現:SBクリエイティブ)に入社。以来インターネット/ネットワーク関連誌にて、ファイアウォールやVPN、PKI関連解説記事の編集を担当。2001年にソフトバンク・ジーディーネット株式会社(現アイティメディア)に転籍し、ITmediaエンタープライズ、@ITといったオンライン媒体で10年以上に渡りセキュリティ関連記事の取材、執筆ならびに編集に従事。14年8月に退職しフリーランスに。