新型コロナウイルスの影響で、人が集まる株主総会の課題を解決するため、リアルに加えてオンラインも併用したハイブリッド型での開催が注目を集めている。

 そんな中、株式総会の業務をクラウド化し、効率を向上させる「株主総会クラウド」というサービスが登場した。主にスタートアップや中小企業などの非上場企業向けに、株主総会を開催するまでの業務を効率化するのが特徴だ。

 今回は、株主総会クラウドをリリースした経緯などについて、提供元であるケップルの神先孝裕社長にお話を伺った。β版は無料で利用できるため、実際に利用したレビューも紹介する。

●公認会計士・税理士・行政書士の資格を持つ神先社長

 ケップルは2015年に設立された。神先氏が13年に設立した神先公認会計士事務所が前身だ。神先氏は公認会計士と税理士、行政書士の資格を持っており、スタートアップに特化した会計事務所として業務を行っていた。スタートアップの決算作業や税務に関することをサポートする中で、スタートアップと投資家のやりとりが煩雑だと課題を感じ、自分でもスタートアップとしてケップルを立ち上げた。

 その後、ケップルは17年に「FUNDBOARD(ファンドボード)β版」を発表し、18年にリリースしている。スタートアップに投資をしている投資家や企業向けのポートフォリオ管理ツールで、自分が持っている株の情報を一覧で管理できるのが特徴。非上場企業だとこうした情報をExcelで管理することも多いが、手作業ではミスや混乱が生じる可能性も高い。そこで、サービスをリリースしたという。

 同じように、株主総会クラウドも非上場企業と投資家が抱える課題を解決するために開発したサービスだ。

 非上場企業の場合、Webで株主総会を開催すること自体は上場企業と違って問題ないという。「非上場企業の場合、例えばうちもそうですが、株主は10人くらいです。そのため、株主総会の決議案は事前に全員へ伝えてありますし、承諾ももらっています。株主総会を開催しても、会議室には株主は来ません。社長の私だけいればいいんです」(神先氏)

●非上場企業が持つ課題とは?

 一方で、負荷が高いのが委任状を集める作業だ。上場企業であれば、株主総会を開く際に、信託銀行が招集通知を全て送ってくれる。しかし、非上場企業だと、自分たちで紙に印刷し、製本して、発送する必要がある。そして、株主になつ印してもらい、封筒に入れて郵便局に持って行き、返送してもらう。さらに、返送されてきたものを保管する手間も発生する。

 株主総会クラウドでは、この株主総会を開催する「手前」の作業をオンライン化するサービスだ。オペレーションコストだけでなく、郵送や印刷のコスト、そして保管コストも削減されるという点に強みがある。

 ただ、多くの経営者が気にするのは利便性もそうだが、そもそも法的に問題がないのかというところ。ケップルが弁護士に確認したところ、株主の意思表示がされていて、きちんと記録を取っていればこうした業務をクラウドで行うことについて問題ないそうだ。

 会社法でも、会社法第299条第3項、同法310条第3項などで、電磁的な方法で株主総会招集通知や委任状を取り扱うことが認められているという。とはいえ、企業や株主との関係、議案の中身などによって状況は異なるので、利用にあたっては基本的に顧問弁護士に確認してください、というスタンスにしている。

●実際の利用イメージ

 早速、株主総会クラウドで株主総会の委任状を集めてみよう。メールアドレスでアカウントを作成したあと、招集通知のPDFをアップロードする。続いて、送信する株主を選択し、株主総会を開催する時間と場所、決議事項の数を入力。後は、メッセージを入力して送信するだけ。繰り返しになるが、画面にも注意書きが表示されるように、前提条件としてあらかじめ株主と同意が取れている必要がある。クラウドサービスだからといって、招集通知をいきなり送りつけるのは避けた方がよいだろう。

 メールを受け取った株主は、「株主総会招集通知に回答する」というボタンをクリックすると、ログインなしで回答ページが表示される。回答ページでは、委任するか出席するかを選択し、委任する場合は議案ごとに賛否を選択する。内容を確認する場合は、招集通知のPDFがメールに添付されているので、必要に応じてダウンロードすればいい。

 サインをする項目もあるが、その場所をクリックして、キーボードで名前を入力し「サイン」をクリックするだけ。本質的には不要な処理ではあるのだが、「契約」という形を取るために必須のステップとなっているという。後は、「回答する」をクリックすれば、委任状がPDFファイルになってダウンロードできるようになる。

 メールが来てから、送り返すまでの作業は1分もかからない。紙であればいろいろな作業が発生するのと比べると、はるかに効率的になるだろう。

 株主からの返信は「株主総会クラウド」の画面で一覧できる。やりとりしたファイルも保存され、関係書類をアップロードしたり、内部メモを残したりすることも可能だ。開催した株主総会に関する情報を一元的にまとめて管理できる。

 「株主の方も投資先が10社を超えてくると、どの投資先から何の議案がきたか管理しきれなくなります。正式版のリリースタイミングで、株主もアカウントを登録できるようにします。そうすれば、全ての回答履歴をいつでも閲覧できるようになります」(神先氏)

●紙のサービスも追加予定

 料金はまだ決まっていないそうだが、正式版リリースに合わせて、現在の無料プランに加え、月額課金プランを用意する予定とのこと。無料プランは直近3件までの履歴を確認でき、履歴全てを閲覧する場合には有料プランが必要になるというイメージだ。金額は、月額で1万円ほど、さらに株主総会を開催するごとに株主1人につき数百円の料金を予定している。

 また、どうしても株主の意向で紙での発送が必要であれば、招集通知の印刷・製本・発送を代行するサービスも用意する予定だという。返送は会社宛となるが、自分でスキャンすれば「株主総会クラウド」にアップロードし、一括管理することができる。

 月額数万円で、スタートアップの社長や総務の時間を大きく削減できるのは魅力的だ。また、散らかりがちな株主総会の履歴を一元管理できるのは、スタートアップにとっても投資家にとってもありがたい。

 「2019年度全株懇調査報告書 株主総会等に関する実態調査」によると、19年度に電磁的方法によって招集通知を出した会社は調査に回答した1759社中80社のみ。ほとんどの企業が依然として紙でやりとりしている状況が続いている。株主総会クラウドは新型コロナで変わりつつある株主総会の在り方を、どのように変えていくのだろうか。