コロナ禍は一過性の出来事にとどまらず、企業の組織体系自体にも影響を与えてきている。リモートワークの定常化、オフィスの縮小などをよく聞くが、組織自体を変え、総務部を解体した企業がある。フィンテック企業のマネーフォワード(東京都港区)だ。

 もともと“庶務”機能としての総務部をなくそうという構想を持っていたが、「コロナが最後に後押しした。コロナのきっかけはかなり大きい」と、組織改編を主導した管理本部長の坂裕和取締役は言う。

 総務部という部署で、オフィス管理、庶務、固定資産管理などの業務を行っていたが、徐々に各総務機能を切り出し、専門部署に業務を分割。10月には総務担当部署を廃止した。

 例えば、オフィス設備は情報システム部に相当するCIO室に移管した。「今は、オフィスを作るときに情報システム部門がメインになっている。こちらを主管にして、周りを巻き込んだほうが業務効率がいい」(坂氏)という考えだ。同様に、PCの管理が主となる固定資産管理もCIO室に移した。

 ストックオプションの管理や株式管理も、多くの企業では総務部が行っていることが多いが、人事本部が取り扱うように変えた。福利厚生の一環として捉えられることと、住所変更などの手続きが必要になるため、それらの情報を管理している人事が適任という考えだ。

 文具などの消耗品の購買は、各部署に任せる形を取った。以前であれば、まとめて注文して在庫を持ち、随時補充したほうが効率がよかったが、企業向けECが発達した昨今では、Amazonもアスクルもある。部署ごとに必要に応じて発注するほうが、手軽になってきている。

●FAX廃止、受付電話廃止、代表電話は外注に

 コロナ禍が大きく影響したのが、オフィス管理に伴う業務だ。来客向けの飲料の補充、ゴミ箱の回収や会議室の清掃にともなう外注先の管理など、オフィスを快適に運営するためには細かな作業がいろいろとある。同社は部署ごとにコミュニケーションのための出社日を設けてはいるが、リモートワークを推奨しており、これはコロナが収束しても全く元には戻らないと坂氏は見る。

 「DX(デジタルトランスフォーメーション)は不可逆だ。出社を前提とする業務を、出社しなくてもできるようにするのは変わらない。企業が学んだのは、コロナみたいなことが起きること。何年かに一回は、出社できない状況が起きる。いかにオフィスに来なくても事業を継続させるかだ」(坂氏)

 コロナを機に、ドラスティックに運用を変えたものもある。FAXと受付電話、代表電話だ。FAXは、そもそも誰かが出社していないと意味がない。こちらは廃止を決めた。受付の電話もそうだ。コロナ禍にあって、来客は必ずアポイントメントを取ってやってきている。そのため、受付のシステムで来客のあった人にチャットのメッセージを飛ぶように変えた。

 代表電話も外注に出した。リモートワークが増えるなか、代表にかかってきた電話を、内線で回すことは難しい。折り返しの電話にするのであれば、社外の人が受けてもあまり変わらない。そんな判断だ。そもそも、代表にかかってくる電話の8割は営業電話。これは代表電話を取ったことがあれば、実感するところだろう。そして1〜2割が役所からになる。

●総務の知識をデータ化する

 坂氏がマネーフォワードに入社したのは5年ほど前だ。当時から、総務部はなくせるのではないかという構想を持っていたという。バックオフィスの細かな業務を担うのが総務なのだから、業務を細分化すれば他の部署が担える体制にできるのではないかという考えだ。また、組織が大きくなると各部署でアシスタントを使用することから、各組織にこぼれ落ちた業務、いわゆる庶務業務を任せられるのではないかと考えた。

 もともと総務部が持っていた機能を徐々に分掌し、最後に総務部自体も解体したわけだが、こうした取り組みを実現するには重要な点が2つあるという。

 1つは総務部が持っている暗黙知をデータ化すること。総務担当は創業当初からずっとその役割を担ってきた人も多く、会社の生き字引になっている人もいる。「分からないことがあれば、総務の人に聞け」という具合だ。総務部を解体するには、この定型化されていない業務を、できる限りマニュアル化してデータベースに入れる必要がある。

 「会社の知識を、人に頼る状態だったのが、チャットボットなどの情報共有ツールができて個人で解決できるようになってきた」と坂氏は言う。総務の元担当者には、よく相談されることをデータ化して、可視化していくことを業務ミッションに据えてきたという。

 もう1つは企業文化だ。総務の業務を他部署に分掌するとなると、どうしても業務を受け取る部署からは反発がある。なぜコピー機の紙の補充をウチがやらなければいけないんだ? という話が出てくることは想像に難くない。同社では、全社最適を図ったあとに部門最適を行うという風土があり、これが部門間の対立を産まずに効率化を成し遂げられた秘けつだという。

 コロナ禍で企業のDX化は、想定よりも5年早く進んだとよくいわれる。一方で、働き方が変わるとオフィスが変わり、オフィスが変わると関連する組織も変わる。今後、総務部解体までいかなくても、総務部の仕事の在り方が見直されるようになっていくのかもしれない。