宿泊予約や移動手段の確保などの出張の手配、さらに出張費の精算など、なかなか手間がかかるものです。ビジネス版LINE「LINE WORKS」を提供するワークスモバイルジャパン株式会社は、この手間がかかる作業をチャットできる「LINE WORKS トラベル」を発表しました。

出張の手配は人事や総務、経理担当者任せ

新幹線切符の手配や宿泊先の予約など、出張が決まれば、事前に手配しなければならないことが多々あります。これらの作業を、人事や総務、経理担当者に任せている企業が多いのではないでしょうか。

ところが、これが、なかなか手間がかかるものです。出張から帰ってくると、今度は出張費の清算が待っています。業務の効率化が叫ばれていますが、なかなか効率化できないのが出張の手配などにまつわる作業です。

そんな悩みを解決してくれそうなツール「「LINE WORKS トラベル」を、ビジネス版LINE「LINE WORKS」を提供するワークスモバイルジャパン株式会社が、今年夏頃までにサービスを提供すると発表しました。

「LINE WORKS」上で利用できる出張支援サービス

「LINE WORKS トラベル」は「LINE WORKS」上で利用できる出張支援サービスで、出張前・出張中・出張後のさまざまな手配や手続きを、専用のチャットボット(自動応答プログラム)行うことができるものです。

出張を命じられたビジネスパーソン自らが、チャットボットの質問に答える形で出張の日程や希望条件などを入力していくだけで、国内外の出張先への移動に必要なチケット手配や宿泊の予約などが行えるというものです。

新幹線や飛行機といった交通機関および宿泊先の予約のほか、海外出張時のWi-Fiルーター手配、保険の加入、出張先での食事の手配(レストラン予約)などの機能も備えています。

また、出張後の機能として、SFA(営業支援システム)と連携した精算や報告書作成のサポート機能なども提供する予定で、実証実験を現在実施中です。

2020年初夏には一部ユーザーを対象としたクローズドβ版のテストが予定され、夏以降、有償ユーザーへのサービス提供の開始、年内には無償ユーザーにもサービスの提供を開始する予定となっています。

手間がかかる出張の手配などの作業を大幅削減

ビジネストラベルマネジメントサービスを提供する、アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行 が実施した調査では、日本企業の出張管理は「複数の購買チャネルでの手配による出張データの散在、複数の部門による管理責任の分散、現場レベルでの規律統制への依存」という実態が明らかになっています。

また、日本企業では「総務・人事部門が他の業務と並行して出張管理業務を担っていることが多く、自前での専門家の育成が難しい状況であることが想像されます」と指摘していますが、思わず「その通り!」と叫びたくなる総務・人事担当者も多いのでないでしょうか。

外資系グローバル企業では、1つの購買チャネルでの手配、出張データの一元管理を、旅行会社を活用したトラベルマネージャーに出張管理を委ねているようです。

その、トラベルマネージャーの役割を、「LINE WORKS トラベル」が担ってくれるのであれば、総務・人事担当者にとっては“願ったり叶ったり”であり、出張者や負担も手配作業をする担当者の手間を、大幅に削減することもできるのではないでしょうか。

まとめ

出張には、航空機や新幹線などの座席の手配や宿泊先確保、出張旅費の精算、報告といった手間のかかる手続きが必要になります。その負担が、総務や経理担当社に重くのしかかり、ストレスになってもいるようです。「LINE WORKS トラベル」は、その“手間”を、チャットで完結させる“手軽さ”に変えてくれそうな期待が、総務や人事担当者から寄せられています。現在はコロナウイルス感染拡大防止で出張制限、在宅勤務をしている企業が多いかと思いますが、担当者は必要な時に使えるよう便利なツール情報などは注目しておくと良いでしょう。