緊急事態宣言が解除されましたが、新型コロナウイルスが完全に終息したわけではありません。ウイルスと共存しながら経済活動を進めていくために示された「働き方の新しいスタイル」では、テレワークやローテーション勤務 、時差通勤、オンライン会議などが推奨されていますが、慣れないオンライン会議については戸惑いの声も多く聞かれます。そこで、オンライン会議の進め方のポイントと注意点をまとめてみました。

オンライン会議に関する悩み

新型コロナウイルス感染症をきっかけに、在宅ワークやオンライン会議を導入する企業が増えています。しかし、慣れていないため、うまく会議が進行できないといったケースも多いようです。

「開始するまでに時間がかかる」、「会話が一方通行になりがち」、「ツールをうまく使いこなせない」、「やはり直接会わなければ伝わらない」などが、オンライン会議に関する悩みのようです。

オンライン会議を上手に進めるためのコツ

では、オンライン会議を、スムーズに進めていくために、どのような点に注意すればよいのかを見ていきましょう。

まず、事前の準備です。議題を事前に決め、必要な資料などを、会議参加者が共有しておくとで、時間を有効に活用することができます。これは、オンライン会議に限ったことではなく、通常の会議でも通用することです。

次にカメラやマイク、スピーカー(ヘッドセット)など機器の設定を確認しておきましょう。会議が始まってから、声が聞こえない、通信が中断されるというアクシデントが生じると、その分、余計な時間を費やすことになります。

会議が始まり、いざ発言しようと思ったときにマイクが聞こえなくなり、再接続や設定のやり直しとなれば、白熱した議論に水を差すことにもなりかねません。

また、カメラをオンにしておくことも、忘れないようにしましょう。顔を突き合わせての会議ではないだけに、参加者の表情や仕草が、賛成や反対の意思を表示する上でも重要な要素となります。

会議の目的とゴールを明確にする

機器やツール、設定の事前確認などは、オンライン会議をスムーズに運ぶためのイロハのイですが、何よりも重要なのは、会議の目的とゴールを明確にし、そのためのルールを参加者全員が共有しておくことです。

たとえば、「発言者の意見には耳を傾け、途中で遮らないようにする」、「意見の違いがあっても受け入れる」、「司会進行役を決め、特定の人だけが発言しないようにする」など、事前にルールを設定しておくことで、会議の流れが相当スムーズになるようです。

そのためには、事前に会議の目的と、参加者の役割を明確にしておくことも、効果的かもしれません。自分が、どのような役割で会議に召集されたのかを知っていれば、そのための資料や裏付けとなるデータなどを用意して、会議に臨むのではないでしょうか。

会議の妨げになる雑音への対処

オンライン会議は、会議室で行われるわけではありません。自宅から、リモートオフィスからなど、さまざまな場所から参加して行われます。

そのため、参加する環境によっては、周辺の音を拾い雑音が入ってしまうこともあり、会議の進行を妨げることになります。

それを防ぐためには、自分が発言するとき以外は、マイクをオフ(ミュート)にしておくことですが、これが、本人は気づかないことが多いので注意が必要です。雑音を拾ってしまっている参加者がいたら、司会進行役の方でミュートするようにしましょう。

まとめ

通信環境さえ整っていれば、自宅からでも、海外からでも、オンラインで会議ができる便利な時代です。オンライン会議は、これまでの会議で無駄とされてきた時間・労力・費用を削減できることがメリットですが、それも上手にオンライン会議が進められてこそ、享受できるものです。

まだ、慣れないためにスムーズに進まないこともあるでしょうが、ちょっと注意するだけでも、効率的なオンライン会議ができるようになるのではないでしょうか。