リモートワークの普及とともに、オンラインストレージの重要性が高まっています。普段何気なく利用しているインターネット上のサービスですが、この機会に、改めてメリットやデメリットを整理しておきましょう。



インターネット上にデータ保管できるディスクスペース

オンラインストレージとは、インターネット上でデータが保管できるディスクスペースのことで、サービス提供業者がクラウドに設置したストレージ(外部記憶装置)に、ファイルを保存することができる、いわばデータの保管場所です。

クラウドサービスともいいますが、インターネット環境があれば、いつでもどこからでもハードディスクと同じようにファイルの閲覧、コピー、変更、修正、保存、削除などが自由に行えるもので、2000年代に入ってから普及が広がりました。

代表的なのは、「Dropbox」や企業向けの「Box」、マイクロソフト社の「OneDrive」、グーグル社の「Googleドライブ」、アップル社の「iCloud」(アイクラウド)、アマゾンドットコム社の「Amazon Drive」などがあります。

社内ファイルを共有し複数のデバイスからも同時作業が可能

リモートワークの普及によって、自宅やコワーキングスペースなどからも、データを共有する必要性が生じています。

しかし、大容量のデータとなれば、アップロードやダウンロード、送受信に時間がかかり、作業に支障をきたしてしまいますが、データをオンラインストレージで共有することで、大幅な時間短縮となります。

社内ファイルを共有し、複数のデバイスからも同時作業が行えるうえ、ハードディスクの破損や災害、パソコンの盗難などからデータを守るバックアップ機能にも優れています。フォルダやファイルごとに、アクセス制限できるため、セキュリティ面でも安心です。

オンラインストレージには、ファイル共有や場所・時間にかかわらずアクセスできるなど、さまざまなメリットがありますが、もちろん、デメリットもあります。

オンラインならではのデメリット

法人向けオンラインストレージを提供しているセキュアSAMBAは、オンラインストレージのデメリットとして、「カスタマイズがしにくい」「障害時の対応がサービス提供業者任せ」「情報漏洩のリスク」の3つが挙げ、その対処法も示しています。

オンラインストレージは、幅広い企業に対応するために設計されていますから、それぞれの企業に合わせて大幅にカスタマイズすることは難しくなっています。しかし、多くはシステムや機能がパッケージ化され、オプションで機能を追加できるようになっていますから、必要な機能を備えたサービスを選択すれば、それほど不便はないようです。

また、障害が発生したときは、サービス提供業者が対処することになりますが、夜間や休日の障害に対応してもらえるかなど、サポート体制を見極める必要があります。障害はいつ発生するかわかりませんから、データの復旧が困難になる前に、データのコピーを残しておくことも大切です。

そして、「情報漏洩のリスク」ですが、いくら万全のセキュリティ対策を講じていても、常にリスクにさらされているのが、オンラインの宿命でもあります。

ファイル情報を暗号化するSSLに対応しているか、定期的にサーバー内のウイルスチェックを実施しているか、サーバー上の行動を記録するログ機能が付いているかなどが、オンラインストレージを選ぶポイントとなるでしょう。

ハッキングや情報漏えいのリスクを回避するためには、セキュリティ対策に優れたサービスを利用することが求められますが、セキュリティ事故の大半は過失や故意によるものとされています。

ですから、社員一人ひとりのセキュリティ意識を高める教育も、情報化社会には、より重要になってくるのではないでしょうか。

まとめ

オンラインストレージのサービスには有料と無料のものがあります。セキュリティ面では、有料の方が安心できそうですが、これから導入を考えているのなら、使い方や操作性を把握するために、まずは無料版を試してみるのも一つの方法です。

サービスには個人・法人などの各種プランがあり、プランによって利用できるストレージ容量や人数・機能が決まってきますから、自社の業務内容に合わせたサービスを賢く選択しましょう。