社内の情報共有をスムーズにすれば、業務の効率化につながり、生産効率もアップするとされています。しかし、情報共有と一口にいっても、そう簡単にできるものではありません。そこで注目されているのが、ネットワークを活用したグループウェアです。グループウェアでの情報共有のメリットや、導入において注意すべき点をまとめてみました。

複数の機能を組み込んだソフトウェア

グループウェアは、社内での情報共有を行うためのメールやチャット、スケジュール管理、連絡先一覧など、複数の機能が組み込まれたソフトウェアです。

社内での情報共有手段のツールといえば、少し前まではメールが主流でした。しかし、メールではリアルタイムでのやりとりがスムーズにいかない場合もあるため、最近はチャットやSNSを活用する企業も増えてきました。

ところが、メールやチャット、SNSでやりとりするためには、それぞれのソフトやアプリを、その都度立ち上げなければならず、面倒だと感じていた人も多いのではないでしょうか。そうした手間を省くために、メールやチャットなどの複数のコミュニケーションツールを組み込んだのがグループウェアです。

生産性の向上につながる充実の機能

社内の情報共有なら“SNSで十分”という人もいるでしょう。しかし、SNSはコミュニケーションが主体です。たとえばファイルの共有や会議室の予約など、ビジネスの生産性向上につながるツールも組み込まれているのが、グループウェアの特徴といえるでしょう。

また、それぞれの企業の状況に応じて、必要なツールを組み込める点もグループウェアのメリットです。タスク管理や日報管理など必要なツールを組み込めば、作業の進捗状況を共有することもできるでしょう。

使いやすさで人気のグループウェア

では、どのようなグループウェアが活用されているのでしょうか。某サイトの「グループウェアランキング」で1位となったのがサイボウズ株式会社の「Garoon(ガルーン)」です。

ガルーンは、10人から数万人での利用に適した中堅・大規模組織向けグループウェアで、カスタマイズ性や他システムとの連携性、そして何よりも使いやすさが魅力です。

同じく7位に入ったのが、株式会社アイアットOECの「WaWa Office」です。

特徴は、シンプル画面で直観的に操作できることです。また、ASPで提供するため、導入コストを大幅削減できます。

もう一つ、注目のグループウェアを紹介しましょう。ディサークル株式会社の「POWER EGG3.0」です。ドラッグ&ドロップでスケジュールの登録ができるため、会議の調整もスムーズです。

また、スマートフォンでスケジュールアプリとの連携ができるため、スケジュールを二重管理する必要もなくなり、日常の業務に役立つ機能が簡単に使えるように工夫されている点などで、ユーザーの評価が上昇しているグループウェアです。

社内に限らず外出先からもアクセス可能

グループウェア導入の最大のメリットは、スムーズな情報共有です。1つのシステムで情報共有できるため、社内に限らず外出先でも内容のチェックや更新することができるようになります。

また、テレワークという働き方が定着しつつあるなか、グループウェアを利用すれば場所を選ばずに大勢での会話も可能となり、Web会議にも対応できます。

グループウェアにはクラウド型とパッケージ型があり、クラウド型は安価で導入が可能、導入期間が短い、モバイルからのアクセス可能といったメリットがあります。

一方、パッケージ型では情報漏洩のリスクが少ない、既存システムと統合が可能、カスタマイズがしやすいなどのメリットがありますので、双方の特徴を理解して選択するとよいでしょう。

まとめ

グループウェアの導入の際は、社内で必要とされているツールは何かをしっかり把握する必要があります。一度導入すれば、社内でのスムーズな情報共有が実現でき、業務の効率化につながることでしょう。