Dropboxの日本法人であるDropbox Japanは3月26日、Dropbox Businessの管理機能を強化したことを発表した。昨年秋にスマートワークスペースを発表して以来、同社ではIT部門向け新機能の開発に優先的に取り組んできたが、IT部門がDropboxをより効率的に管理できる複数の新機能を発表。これらの新機能により、IT部門だけでなく、あらゆる部門で効果的な業務管理が可能になるという。

今回、巻き戻し機能、インサイトダッシュボードの刷新、ファイルロック、スマートシンクの強化などを行った。

巻き戻し機能は、Dropbox PlusとProfessionalのユーザーを対象に以前から提供していたもので、同機能を使うことで、例えばマルウェア被害にあった際などにフォルダやアカウント全体を180日以上前に戻すことができる。また、メンバーが誤ってデータを削除してしまった場合でも、ユーザー側の管理者がチームの全コンテンツを元の状態に戻すことを可能としている。

インサイトダッシュボードは、Dropbox Businessの管理コンソールにあり、ストレージの利用状況や外部との共有、ライセンスの利用状況、有用な数値データなど、重要度の高いユーザーアクティビティが目立つところに配置され、必要な対応が迅速にできるという。

ファイルロックは、共有フォルダに保存しているファイルをユーザーがロックし、ほかのユーザーが同時に編集できないようにする機能。例えば、複数人で共有しているExcelファイル内のデータを財務担当者が変更したい場合に、当該ファイルをロックすることができ、別のユーザーがアクセスするとファイルは読み取り専用モードで開き、最初のユーザーがファイルの編集を終えてロックを解除すると、他のユーザーは通常どおり編集できるようになる。

さらに、ロック中で編集できない場合には、表示されたボタンを押すことで編集中のユーザーに通知を送り、ロック解除を依頼することができ、管理者も管理コンソールからファイルのロックを解除できる。

スマートシンクの強化では、ユーザーのハードドライブ使用量を自動で節約する新機能を導入し、デスクトップアプリの設定画面で有効にすると、数カ月間アクセスされていないファイルが自動的に検出され「オンラインのみ」としてマークされる。

オンラインのみになったファイルも引き続きユーザーのハードドライブ上で表示されるが、消費する容量はごくわずかとなり、通常の「オンラインのみ」ファイルと同様にダブルクリックすると自動的にダウンロードされてファイルを開くことを可能としている。