《働き方改革の一環として推進されてきたテレワークですが、今回の緊急事態宣言により、その普及は一気に進みました。

生産性や従業員満足度の向上、育児や介護による優秀な社員の離職防止などが、テレワークが推奨されてきた主な理由ではありますが、実際に経験すると、テレワークの方が成果も上がり今後も続けたいという方がいる反面、成果を出せない、将来が不安など問題を抱える方の声も多く聞くようになりました。

テレワークで働くマーケティングコンサルタントの福山誠一郎氏は「同僚の顔が見えないテレワークでは、タスク管理とコミュニケーションが鍵を握る」と指摘します》

※本稿は、福山誠一郎著「すごいテレワーク アイデア&成果を2倍にする方法」(PHP研究所)を元に書き下ろしたものです。


テレワークでは「成果」だけが評価基準となる

会社に出社して仕事をしていると、遅くまで残業することで仕事を頑張っていると思われることがあります。管理職の席に座ることで存在感が出ることもあります。

ところが、職場から離れてテレワークで仕事をすると、その人の成果自体が浮き彫りになります。仕事をしているかどうかの判断基準が、極論すると成果しかなくなるからです。

テレワークで成果を出している人に共通することは、タスク管理ができていることです。自分が何をすべきか、しっかりと管理できているため、自宅であってもオフィスと変わらず仕事ができます。通勤時間や不要な会議に出ることも少なくなり、ワークライフバランスを充実させています。

一方、会社では、会議に出席する、同僚との雑談する、あるいは、取引先に行くことなどで時間を費やすことができたが、テレワークになってからは、自分が何をしたらよいか分からなくなっている方もいます。

そのような方に共通することは、成果を出すための仕事の段取りを組み立てていないことです。タスク管理ができていないのです。

個人としてタスク管理ができていないことも課題ですが、組織としてタスク管理ができてないケースも多く見受けられます。タスク管理が不十分な状態でテレワークを実施すると生産性が悪化します。

進捗の遅れ、仕事のモレや手戻り、何をしているか分からない社員が増えるなど組織全体としてもマイナスになります。

タスク管理というと、「面倒だ」、「かえって時間がかかる」、中には「監視されている」などのネガティブな印象を持つ方もいますが、実際はそうではありません。

誰が何をするかを決めて、計画通りに仕事を終えるようにマネジメントするということは当たり前のことです。

テレワークで、「自分が何をすれば良いか分からない」、「成果が出せずに不安」と感じている方も、上司からするべき仕事を明確に示してもらえると、そうした不安が解消するのではないでしょうか?

部下から連絡が来なくなったと悩む上司も、タスク管理を通じて部下に適切に仕事を割り振り、安心感を与えることで、部下から信頼されるようになります。

会社にいる時は、タスク管理の必要性を感じていなかった方も、自宅で仕事をするようになってから、その必要性に気付くことができるようになったのではないでしょうか。

タスク管理能力は、社会人の基本です。テレワークの必要性が高まっている今、タスク管理能力の向上は、組織にとって喫緊の課題です。逆境の中でこそ、社員のマネジメントスキルを高めていきましょう!


SNSやビデオ会議ソフトを「使っている」だけでは足りない

テレワークでは、コミュニケーションにおいて、知らぬうちに相手にストレスを与えてしまうことがしばしば生じます。その理由は大きく分類すると以下の2つです。

(1) コミュニケーションの頻度が減る
(2) 一度のコミュニケーションで伝わる情報量が減る

つまり、情報の頻度と量が減るわけですから、全体で伝わる情報量は、大幅に減少します。頻度の減少と情報量の減少は、以下の掛け算の関係で減っていきます。

全体の情報量 = 頻度 × 一度に伝わる情報量

例えば、コミュニケーションの頻度が半分、一度に伝わる情報量も半分となると、全体の情報量は合計で1/4に減ってしまうわけです。

顔を合わせて仕事をしている職場では、緊急を要する対応をしている、体調が優れないなど、相手の表情などから無意識に多くの情報を得ることができます。

しかし、離れて仕事をするテレワークではそうした状況を読み取ることができないため、相手に誤解を生むことがあります。メールを送っても返信が来ない時は、「怒っているのかな?」、「メール読んでくれたかな?」など不安になることもあります。

また、職場では会話をしやすい環境にありますが、テレワークをしていると、そうはいかなくなります。

お互いが自宅で仕事をしていると電話をかけることをためらうこともあるでしょう。そうした場合に役立つのが、SNSやZoomなどのビデオ会議ソフトウェアです。

すでに利用されている方も多いかと思いますが、SNSを活用することでコミュニケーション頻度の減少を解消できますし、ビデオ会議ソフトウェアを使うことで情報量の減少を解決できます。しかし、それでも解決できないという方は、以下の2つが十分にできているか確認してください。

・タスク管理ができているか?
・SNSやビデオ会議ソフトウェアの使用をルール化できているか?

コミュニケーションは仕事を円滑に進める上で欠かせないものですが、その前提には適切なタスク管理が必要です。タスク管理ができていないと、そもそも適切な打ち合わせのタイミングを設定することもできません。

また、タスク管理を通じて相手が何の仕事をしているか把握していなければ、SNSで質問が来ても相手が欲しい回答をすることができません。

同じ職場で仕事をしている時は、「あの件、大丈夫?」といった曖昧な会話でも問題ないかもしれませんが、伝わる情報量が減るテレワークでは、お互いの仕事を把握するための共通認識を作るタスク管理が欠かせないのです。

コミュニケーションが上手くいかない場合は、タスク管理ができているか再確認しましょう。

SNSに関しては、普段はプライベートで使用する方が殆どです。中には、SNSを仕事で使うことに抵抗を感じる人もいます。一方で、SNSで会話をするとフランクになり過ぎる人もいます。こうしたことから、SNSを仕事で使うことに関しては賛否両論がでています。

しかし、メールや電話だけでコミュニケーションをすると、どうしてもコミュニケーション不足に陥ります。これは効率を下げますし、ストレスの原因にもなります。SNSの使用に関して社員間の温度差をなくすためには、社内で適切なルールを作成することが必要です。