PRESIDENT WOMAN Online 掲載

今回は、Zoom会議を成果につなげるコツを、参加者の側から考えます。どうしたら会議に貢献できるのか、上司の評価につながるポイントはどこか──。ファシリテーターとして多くの会議で司会進行を務めてきた、ちょんせいこさんが教えてくれました。

■一緒に会議をつくり上げていく意識を

Zoom会議に参加してみて、リアルの会議との違いに戸惑ったという人も多いのではないでしょうか。よく聞くのは、「画面越しなので場の空気が読みにくい」「発言のタイミングがつかめない」といった声。これらの気がかりを解消するにはどうすればいいのでしょう。

実は、こうした悩みは司会進行役のファシリテーターも同じです。そのため、会議をスムーズに進めるには、参加者全員が「みんなで協力して会議を作ろう」という姿勢を持つことが必要です。

進行をファシリテーターに任せっぱなしにしたり、発言を振られるのをひたすら待っていたりする“お客さん”として参加するのではなく、一緒に会議をつくり上げていく意識を持つと会議が変わります。

例えば、Zoom会議が堅苦しくなりがちなら、チェックイン(会議開始)の際に軽いあいさつや近況報告をしてみてはどうでしょうか。皆がひとことずつ言ってから会議を始めれば場も和みますし、リモートワークのため減っている雑談を補うこともできます。

また、本会議の前に参加者数人で事前打ち合わせをしておくのもおすすめです。すべてを本会議の中で解決しようとすると、「思ったことを伝えられなかった」「時間が足りなかった」などの後悔も生まれます。事前に会議の流れを少しでもつくっておくと、本番もスムーズに進行しやすくなります。