言いたいことが伝わらない。説明が長くなってしまう。
なぜ、そんなことになってしまうのか?
この解決方法は「短く早い」だ。

■テレワークで生きる「短文」でメッセージを伝えるテクニック

『できる大人の伝え方 「短く早い」が一番伝わる』(臼井由妃著、青春出版社刊)では、メール、SNS、ビジネス文書、手紙にも使える短くても確実に理解してもらえる、相手の印象に残る「短く早い伝え方」を紹介する。

超短文がもたらすメリットは7つある。
1.読みやすく理解しやすい
2.親切で省エネになる
3.内容の充実が図れる
4.心を伝えられる
5.セールスポイントが明確に伝わる
6.知的な演出ができる
7.好感を持たれる

そもそも人は長々とした言葉をすべて理解しようとはしない。だから、伝えたいメッセージは短く、が基本。文章を少なくするほど、言葉一つのインパクトが強くなる。では、具体的にどのように超短文を書けばいいのか。

超短文は、書く側と読む側の時間の節約になる。それなら、同じ文章量の中に複数の情報を組み込んでしまえばいいと考えがちだが、これでは情報が錯綜して相手を混乱させてしまう。また、ポイントがぼやけて伝えるべきことが伝わらない。

なので、セオリーは一文に一情報。ただ、どうしても複数の情報を伝えたいときは「情報の優先順位を決める」「価値の高いものを文章に組み込む」「価値の低いものは、文末に、付記、PS、関連情報、参考情報として添える」という手順が好ましい。

ビジネスメールや文書は、目的がはっきりしているもの。
「書く目的を明確に持つ」「自分の意見や意思を明確に伝える」「相手への配慮を明確に示す」の3つを意識することが大切だ。
そして超短文の構成は、「書き出し」はできるだけ短く、凝らずに書く。「本文」では、形容詞や接続詞などの修飾語や余計なことは極力カットし、伝えたいこと(目的)を書く。「締め」は、元気の出る言葉や相手の共感を呼ぶフレーズを使い、話の内容に豊かさや重みを醸し出す。3つの明確さを意識した3段構成で書くと、ビジネスメールや文書は読みやすくなる。

対面だけでなく、リモート会議、メールやチャットなど、オンラインを介したやりとりが増えていく今、解説型の長い話ではなく、求められるテクニックは「短く早い」だ。話が長くなってしまう。伝わらない。というようなことがないように、本書から「短く早い伝え方」のテクニックを身につけてみてはどうだろう。

(T・N/新刊JP編集部)