予定はまとめる、移動時間も考慮…効率的時間管理のコツ/3ステップ時間管理術(7)

レフト式を体感してみよう

レフト式を使うべき理由をたくさんお伝えしてきましたが、もう充分ですよね? もしレフト式を使っていないなら、すぐにレフト式に切り替えてください。


ただ、すぐに手帳を買ってくるのが不安なら、まずは試してみてください。


下記に空白のレフト式のカレンダーを載せておきましたので、そちらに実際にあなたのスケジュールを書き写してみてください。なお、人によってスケジュールが多く入る時間帯は異なるため、横軸の時間軸はご自分で記入いただけるように、あえて記入していません。ご自分のライフ/ワークスタイルに応じて調整してください。

また、いまスケジュール表が手元にない方のために、スケジュールのサンプルも用意しておきました。これをレフト式に書き込んでみてください(でも、ご自分の実際のスケジュールを写してみたほうがより違いが実感できると思います)。

■レフト式カレンダーの書き方
1.横軸に時間軸を書き込む

2.スケジュールの時間帯を帯グラフ状に囲む

3.枠の中にスケジュールの中身、必要に応じて場所を記入する

4.枠の前後に開始時間と終了時間を書き込む

5.必要に応じて前後に移動時間を書き足す

■スケジュールのサンプル
例)・ A社 打合(13:00〜14:00)新宿 
  ・新規企画(10/7 17:00締切)の企画書作成(13:00〜15:00)
  ・ プレゼン(10/11)の会議室を予約する

・〇〇社 打合(   〜   )

・〇〇氏 来訪(   〜   )

・〇〇の企画書作成(   〜   )

・〇〇会議(   〜   )

・〇月分の清算(   〜   )

・〇〇のプレゼン用資料作成(   〜   )

・〇〇の見積書作成(   〜   )

・〇〇懇親会(   〜)

・〇〇壮行会(   〜)

・〇〇を予約する



レフト式時間管理のコツ

この項では、レフト式を使ってスケジュールを管理していく際に、私が意識していることをお伝えします。スケジュール管理はレフト式を使うだけで改善されますが、ここでお伝えする点を意識しておくと、さらに効果が発揮されるはずです。

■スケジュールはできるだけ一日にまとめる
まとまった時間が取れない、と嘆く方にまず試してほしいことです。


人は仕事や作業を中断すると格段に集中力が落ちてしまいます。その落ちた集中力が中断前の水準に戻るのに15分以上かかる、というデータもあります。それほど“中断”はあなたの作業効率に悪影響を与えるのです。


だからこそ多くの方が「まとまった時間が欲しい(でも、取れない)」と嘆いているわけですが、案外多いのが自分で細切れのスケジュールを入れてしまっていること。そこで、外出やミーティングなどのスケジュールは、できるだけ同じ日に入れるように意識してみてください。


連載第6回のスケジュールサンプルをご覧ください。ミーティングの日程を調整する際に、もしかするとこれまでなら4日はすでにアポが入っているから何も入っていない6日にしよう、なんて考えていたかもしれません。

でも実はそれが大きな間違い。時間管理上の正解は、4日のアポの前後にそのミーティングを入れることです。6日に何もスケジュールが入っていないのであれば、6日はそのままスケジュールを入れないように死守しましょう。


その分、4日は少しバタバタするかもしれませんが、6日は丸一日、自分が自由に使える時間として確保していますから、4日のアポやミーティングで出てきたタスクや、普段からたまっている仕事にしっかりと集中して取り組むことができるはずです。

■スケジュールとスケジュールの間隔を空けすぎない
スケジュールを同じ日にまとめるようにしていくと、当然ながら一日で何件かスケジュールが入るようになります。その際、スケジュールとスケジュールの間はあまり空けすぎないようにします。スケジュールが複数あると、忙しい気分になってつい「余裕をもって」設定したくなりますが、その余裕を意識的に小さくしていきます。


例えば、11時までの社内ミーティングが設定されていて、午後はスケジュールが入っていない日があるとします。その日にもうひとつ30分のミーティングを入れる必要が出たとしたら、理想は11時15分開始に設定することです。ミーティングとミーティングの空き時間を意図的に短くすることでこんなメリットがあります。

■時間を効率的に使おうという意識が強化される
あえて予定が詰まっている状況を作ることで、テキパキと行動できるようになります。前のミーティングも時間どおりに終えるようになるはずです。

■午後にまとまった時間が確保できる
午前中はちょっとバタつくかもしれませんが、その分、午後はまるまるタスクのための時間が確保できます。午前のミーティングのレポートを作成するなり、たまっていた仕事を進めるなり、集中して取り組むことができます。


もちろんミーティングの間隔の15分というのは一例ですから、移動時間があるならその分を考慮する必要がありますし、現実的な状況も考慮する必要がありますが、とにかくポイントは「必要以上の間隔を空けない」ことです。

こんな風に、意図的に空き時間を短くしていくと全体的に時間の使い方が効率的になっていくはずですから、ぜひ明日から試してみてください。

■移動時間も書き込む
「移動時間は書き込むのか」という質問をよくいただきます。電車や車など、移動にある程度の時間がかかるのであればその時間ももちろん書き込んでしまいます。


ただし、電車移動であればその時間に組み込めるタスクもあるかもしれません。私の場合はメールチェック、資料の読み込み、読書、なんてタスクを入れています。でも車移動ならそれはできませんね。タスクをこなせる移動時間とタスクができない移動時間はその区別も付くようにしておくとよいでしょう。


著=酒井 秀介


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