郵便物は一気読み。「情報の棚卸し日」を共有して成果UP/時短術大全

最速で情報を整理する秘訣

【1.名刺に情報を記入して営業をスムーズに】

商談や異業種交流会など、ビジネスパーソンにとって名刺交換は欠かせないもの。しかし、名刺ばかりが増えて、誰のものだかわからなくなってしまうことがある。

名刺をもらったら、その余白や裏面に、その人に会った日付や用件、印象や会話の内容などの情報を書き込んでおくと、次に会ったときにスムーズな会話のきっかけになる。早めに記入するほど記憶しやすく、データとして整理するのも楽である。

名刺に書き込むのは気がひけるという人は、付箋に書き込んで貼るといいだろう。

【2.名刺の分類はインデックス&時系列に】

名刺交換はビジネスマナーだが、受け取った名刺はきちんと保管・管理しておかないと、後日、必要になったときに大変苦労することになる。

では、どのように管理しておくのが最適かというと、インデックス&時系列の2段階で分類する方法が最もわかりやすいといえるだろう。

その手順は、まず名刺交換を行った会合やきっかけごとにインデックスをつけて分類。さらにそのインデックスの中で、相手と出会った時系列に沿って並べておけば、いざ探そうと思ったときにも、素早く名刺を取り出すことができる。

【3.月に1度は情報の棚卸しをする】

書類や資料、パソコンの中のメールやデータなど、情報は大変な勢いでたまる一方。不要なものがたくさんあるとわかってはいるのだが、なかなか捨てることができなくて困っている。だったら、月に1度、情報の棚卸しの日を作るといい。

月末明けや、締め日の後など、自分の業務に比較的余裕のある日を選んだら、スケジュール表に「情報の棚卸しの日」とはっきり記入する。そして、その日は必ず整理を実行するのだ。たまたまその日が忙しくなったとしても翌月送りにはしないで、近い日に整理する。

これを習慣にしたら、周囲の人にも棚卸しの日を呼びかけてみよう。チームで行うと、いっそう成果が上がる。

【4.たくさん届いた郵便物は中身を出して〝一気読み〞する】

オフィスには毎日たくさんの郵便物が届くが、これを1通ずつ開けていると結構な時間がかかり、処理する前にひと仕事終えた気分になってしまう。

そこで定型封筒とそうでないものをざっと分け、手で束ねて上辺を揃えたら、ひとまず全部開けて中身を出してしまうといい。特にビジネスの書類はほとんどがA4サイズなので、封筒も大きさが揃っており、まとめて開けやすい。

ダイレクトメールなど不要なものを外したら、一気に読んで一気に処理をする。後で処理しようと思うと、郵便物はたまる一方だ。デスクの上に郵便物の山を築きたくないなら、「一気読み」と「一気処理」を鉄則にすることだ。


(StudyWalker・生産性改善会議)


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