Wordを思い通りに操作するための基本テクニック(28) 見出し番号を自動付加する

今回は、見出しの先頭に番号を自動付加する方法を紹介していこう。「見出し番号」を自分の手で入力しても構わないが、Wordに用意されている機能を使った方が便利なケースも多い。少し設定方法が分かりづらいが、覚えておいても損のない機能といえるだろう。

見出し番号の設定手順

何ページにも及ぶ長い文書を作成するときは、見出しの先頭に「第1章」や「1.2」などの番号を付けて、文書の構成を把握しやすくするのが一般的である。これらの番号を自分の手でキーボードから入力している方もいるだろう。

手入力した見出し番号

上図のように「見出し番号」を手入力しても特に問題はないが、Wordに用意されている機能を使ったほうが便利な場合も沢山ある。そこで今回は「見出し番号」を自動付加する方法を紹介していこう。

「ホーム」タブにある「アウトライン」をクリックし、「新しいアウトラインの定義」を選択する。

「新しいアウトラインの定義」を選択

すると、下図に示したような設定画面が表示される。まずは「オプション」ボタンをクリックして設定画面の表示を拡張しよう。

オプション領域の表示

この画面で「各レベルに対応するスタイル」と「見出し番号の書式」を指定していく。まずは「レベル1」の見出しについて設定していこう。

今回、例にした文書では「レベル1」の見出しに「01-大見出し」という名前のスタイルを適用している。よって、「レベルと対応付ける見出しスタイル」に「01-大見出し」を指定する。

「レベル1」に対応させるスタイルの指定

続いて、見出し番号の表記方法を指定する。今回は「レベル1」の見出し番号を「第X章」という形で表記するので、「第」と「章」の文字を「番号書式」に入力する。

番号の前後に追加する文字の入力

この設定項目は、グレーの背景で「1」と表示されている部分が「Wordにより自動入力される番号」と考えればよい。この前後に好きな文字を入力することで、見出し番号の表記を自由にカスタマイズすることが可能である。

続いて、「レベル2」の見出しについても設定作業を進めていく。左上のボックスで「2」の項目を選択し、「対応するスタイル」を指定する。また、必要に応じて「番号書式」を変更する。今回は「レベル2」の見出し番号を「X.X」と表記するので、「番号書式」は初期値のままでよい。

「レベル2」の見出し番号を指定

同様の作業を繰り返して、「レベル3」以降について見出し番号を設定していくことも可能だ。今回は「レベル2」まで見出し番号を付加するので、そのまま「OK」ボタンをクリックした。すると、文書全体に以下の図のような「見出し番号」が付加される。

見出し番号が自動付加された文書

確かに、指定した通りの「見出し番号」が付加されているが、勝手にインデントが指定されるなど、予期せぬ結果を伴っている。これを修正するには、次項で紹介するインデントの調整を行わなければならない。

なお、自分で手入力した「見出し番号」を残した状態で上記の作業を行うと、「手入力した見出し番号」と「Wordが自動付加した見出し番号」がダブって表示されることになる。この場合は、「手入力した見出し番号」を速やかに削除しておこう。

見出し番号のインデント調整

続いては、「見出し番号」の配置を調整する方法を解説する。まずは「レベル1」の見出しについて。先ほどの結果を見ると、「レベル1」の見出しは「第X章」と「それに続く文字」の間隔が広すぎるように感じられる。

これらの調整も先ほどの設定画面で指定する。「ホーム」タブにある「アウトライン」をクリックし、「新しいアウトラインの定義」を選択して設定画面を再び表示しよう。

今回の例では「レベル1」の見出しが「中央揃え」で配置されている。この場合は「番号に続く空白の扱い」を「なし」に変更するのが最も簡単な手法となる。ただし、このままでは「第X章」と「それに続く文字」の間隔がゼロになってしまう。そこで「番号書式」の末尾にスペースを追加することで間隔を調整する。今回の例では「番号書式」の末尾に半角スペースを2つ追加している。