「誰かが考えたタスク管理術」がうまくいかない理由。4つのステップで自分の時間を把握しよう

5/15(水) 18:17

人それぞれニーズが違うので、時間管理の方法は世の中に数多くあります。

自分に合ったスケジュールやタスク管理の方法を見つけるには、まず自分のニーズを理解しなければなりません。

自分の能力、やる気、健康、興味など、すべての要素を考慮する必要があります。

これが、人気のある時間管理方法でも自分に合わないことがある理由です。また、数年前にうまくいっていた方法にしがみつかない方がいい理由でもあります。

以下の4つのステップにしたがって、自分のニーズに合った時間管理方法を理解していきましょう。

1. 現在の時間配分を知る

時間がかかっていることすべてを書き出したリストを作成することからはじめましょう。

仕事だけでなく、家事や人との付き合い、健康のためのスポーツジムなども含めます。

睡眠だけでなく、食事やリラックスするための活動も含む、休息の時間も忘れないでください。

数字に強くない人は、計算してくれるアプリを使ってもいいでしょう。「Toggl Track」は無料のモバイルアプリで、ウェブサイトやデスクトップアプリもあります。自分が費やした時間を記録するのに使用可能。

「Toggl Track」を1番効果的に使う方法は、たとえば仕事、家事、お付き合いなど、タスクのタイプ毎にプロジェクトを作成することです。タグを使って、より具体的にすることもできます。

タスクの時間を記録する度に、アプリがそれを進行中のレポートに追加するので、自分の時間がどうなっているかを確認することができます。

ダウンロード：「Toggl Track：時間管理タイムシート」Android版 | iOS版（無料）

2. 自分のエネルギーレベルを知る

朝型人間ですか？それとも、朝はベッドから這って出ているような夜型人間ですか？　

時間管理方法の多くが、朝型人間か夜型人間に合うようにできていますが、どちらにも合う方法というのはほとんどありません。

自分がどちらのタイプかを知ると、自ずと適切な方法を選ぶことができます。

まずは、自分が1番活動的な時間を知ることからはじめましょう。また、「どんな仕事やタスクだと元気になるか、逆に元気がなくなるか」も考慮したほうがいいです。

趣味や交際など社会的な活動でも同じように考えます。これによって、1日をどのように管理できるか、様々なタスクの頻度やタイミングがわかります。

どの時間管理方法がうまくいくかは、自分のエネルギーレベルによっても違います。たとえば、簡単な活動から1日をはじめる方法は、朝型人間よりも夜型人間の方が合っているはずです。

3. やる気が出るタスクを知る

やる気は、先延ばしをしないために欠かせない要素です。自分にやる気を出させてくれるもの・ことを、積極的な意味と消極的な意味の両方で考えてみましょう。

達成したいと思うご褒美的なものと、避けたいと思う罰則的なものを見つけるということです。

思いつく様々なものをリストに書き出し、1番魅力的なものからそうでないものまでランク付けをします。ご褒美的なものは、たとえば夜飲みに行ったり遊んだりすることなど。罰則的なものは、罰金やイベントに参加できないというようなことが挙げられますね。

また、上司に褒められる、友だちをがっかりさせてしまうというような、形のないものも含みます。

自分が1番やる気が出るタスクというのは、ご褒美にも罰にも両方になりえます。自分がやる気が出るのは何かを知ることで、それを利用したアプリや方法を選ぶことができます。

4. 最新の情報を知る

人のニーズはライフスタイルによって変わります。

これが、以前は完璧に合っていた時間管理方法が合わなくなっていく理由です。常に自分の状態を把握するには、毎週自分のスケジュールを確認し、自分の時間を記録したものに目を向けましょう。

以前よりも長く時間がかかっているタスクもあるかもしれないし、逆に早く終わったり、より短い時間しか必要ないタスクもあるかもしれません。

また、自分のスケジュールに新たに追加されたり、なくなったりした仕事やタスクも把握できます。これが、カレンダーアプリで時間を記録するのがメジャーな時間管理方法となっている理由です。

時間を記録したり、予定を計画したりすることで、うまくいっていることや更新が必要なことが簡単にわかります。4半期毎に、それらをじっくりと見直しするのがいいでしょう。

自分に合う時間管理方法を選ぶ

人によって必要な時間管理方法は違うので、自分に合う方法を慎重に見極めましょう。まずは、自分がどのように働いているかをよく理解することで、自分に合う方法が選べるようになります。

自分の時間の使い方、エネルギーレベル、やる気を理解することで、利用すべき方法やアプリを選ぶことができます。また、最新の情報を知ることで、その時の自分に合ったツールを選ぶことができるでしょう。

──2021年10月6日の記事を再編集のうえ、再掲しています。

時間を制する5つの戦術！生産性を高めるタスク管理法【今日のワークハック】 | ライフハッカー・ジャパン https://www.lifehacker.jp/article/2404_ways_to_increase_productivity_do_more-1/

1日で1週間分の仕事を終わらせる！？究極のタイムブロッキング「メガ・デー」実践法 | ライフハッカー・ジャパン https://www.lifehacker.jp/article/2404-want-to-take-your-time-management-to-next-level-try-out-mega-day/

1年・1カ月・1週間・1日、時間とタスクを分解して目標を叶える「分解時間術」 | ライフハッカー・ジャパン https://www.lifehacker.jp/article/2404-time-techniques-to-help-you-achieves-your-goals/