「エイリアス」設定を使いこなせば、メールの可能性が広がる!

「エイリアス」設定を使いこなせば、メールの可能性が広がる!

メールを大掃除してすっきりしたくない?

私たちは毎日大量に受信するメールと戦っていますが、受信トレイを整理するひとつの方法として、エイリアスを使ってみるのは非常に有効な手段です。

エイリアスは、Google、Apple、およびMicrosoftなどのメールサービスで利用可能で、ユーザーのIDとプライバシーの保護にも役に立ちます。

メールのエイリアスとは、ひとつのメールアカウントに対して、複数のメールアドレスを割り当てることができる機能です。

それぞれ異なるメールアドレスに対して送られたメッセージも、ひとつの受信トレイにまとめることができます。

例えば、バケーション先のよく知らない人に一時的なアドレスとして、エイリアスのメアドを使ったり、一生連絡を取る必要のない人にはエイリアスのメアドで交換して、気が向いたときにそのアドレスを削除できたりできます。

エイリアスを用いて、Webのサインアップフォーム用のアドレス、仕事用のアドレス、プライベート用のアドレス、スマートフォンのアプリ用に新しいアカウントを作成したいときに使うアドレス…など、使い分けは自分次第でさまざまに使い分けることができます。

エイリアスは、受信トレイのメッセージの整理にも便利。

親しい友人や家族、重要なクライアントだけに使うエイリアス宛に送られたメールには、スターを付けてマークすることができます。

いっぽう、ニュースレターの登録に利用するエイリアスは、読む気になるまで特定のフォルダに振り分けておくこともできます。

メールエイリアスは、工夫次第でいろんな使い方ができ、Gmailなど一般的なメールサービスでは簡単に設定することができますが、機能はそれぞれ少しずつ異なります。

Outlookの場合

Image: ギズモード・ジャパン編集部

Microsoftが提供するアドレスを使用している場合は、Webにサインインして歯車のアイコン(右上)をクリックし、最下部の「すべてのOutlookの設定」からエイリアスの作成を開始できます。

「メール」 > 「メールを同期」 > 「プライマリエイリアスを管理または選択」の順にクリックするか、プライマリエイリアスを選択して、アカウントに新しいエイリアスを追加します。

このエイリアスは、現在の電子メールアドレスと同じ受信トレイ、連絡先リスト、およびアカウント設定を共有し、このメールアドレスで同じアカウントにログインすることもできます。

「メールの追加」を選択し、 「新しいメール アドレスを作成してエイリアスとして追加する」の欄に、新しいアドレスを入力します。

今のメールアドレスとまったく関係ない独自のアドレスでもいいですが、他の人がすでに使っているアドレスを使うことはできません。

アドレスを決めたら「エイリアスの追加」をクリックして確定します。

次の画面で、これをMicrosoftアカウントのプライマリアドレス(デフォルトで使うアドレス)にして、WindowsやXboxなどにログインするときに使用するアドレスにすることもできます。

ウェブ上のOutlookに戻ると、この新しいアドレスに送信されたメッセージは、元のアドレスに送信されたメッセージと同じように受信トレイに届き、新しいメッセージを作成したり、メッセージに返信したりするときに、新しいアドレスを送信元として選択できるようになります。

受信メールの右上にある3つの点をクリックし、「新しいフォルダー」 をクリックして、このエイリアスを使用してフィルタを設定してみましょう。

エイリアスをもっとかんたんに使う方法もあります。

メールアドレスを相手に教えるときに、「+」記号と好きな文字列を現在の電子メールアドレスの「@」の前にある文字列の末尾に追加して、メッセージを受け取ることができます。

例えば、johnsmith+test@outlook.comに送信されたメッセージはjohnsmith@outlook.com.の受信トレイに届きます。

この種類のエイリアスを使用してメッセージを送信することはできませんが、受診するのに特別な設定をする必要はありません。

受信メールをすばやくフィルタリングするために役立ちます(例えばメルマガの登録アドレスなど)。

Gmail

Image: ギズモード・ジャパン編集部

Googleのビジネス向けメールサービス「G Suite」では利用可能ですが、Gmailのコンシューマー版ではまったく新しいメールアドレスをエイリアスとして設定することはできません。

一般のユーザーの場合は、代わりにプラス記号やピリオド記号を使用します。

Outlookほどいろいろ設定できるわけではありませんが、特別な設定は必要ありません。

Outlookと同じように、メールアドレスの@より前の文字列の末尾に「+」記号と好きな文字列を追加すれば受信することができます。

さらに、@前の部分には好きな場所に「.」の記号を付けることができます。

例えばメールアドレスがjohnsmith@gmail.comだとすると、johnsmith+test@gmail.com、johnsmith+work@gmail.com、john.smith@gmail.com、またはj.ohnsm.ith@gmail.comに送信されたメールは、すべて同じ受信トレイに届きます。

これらのエイリアスを使用してメールを送信することはできませんが、受信することはできます。

フィルタの設定には、右上の歯車アイコンをクリックし、「設定」から「フィルタとブロック中のアドレス」を選択。

「新しいフィルタを作成」から、「To」に選択したメールエイリアスが含まれていることを確認します。

このエイリアスに来たメールに対して、既読のマークをつける、ラベルを付ける、スターをつける、優先度の低いものとしてマークできます。

iCloud

Image: ギズモード・ジャパン編集部

AppleのiCloudのメールを使っている場合も、エイリアスの設定が可能です。

WebからiCloudにログインし、 「メール」 を選択し、左下隅の歯車アイコンをクリックします。

「環境設定」、「アカウント」、「エイリアスを追加」の順に選択します。

ここから、他のユーザーのiCloudメールアドレスと被らない限り、任意の電子メールアドレスを自由に選択でき、アカウントごとに最大3つのエイリアスを追加することができます。

エイリアス作成画面では、作成したエイリアス毎に、ラベル名とラベルの色を追加して、このアドレス宛に来たメールを見つけやすくすることができます。

このアカウントからメッセージを送信したときに相手に表示される送信者名を変更することもできますよ。

ただし、Outlookの場合のように、エイリアスをプライマリApple IDアドレスとして設定するオプションはありません。

新しいメッセージを作成すると、新しく作成したエイリアスが送信元として選択できるようになり、エイリアスに送信されたメッセージは通常の受信トレイに表示されます(前の手順で適用したラベルも反映されているはず)。

特定のエイリアスに送信されるメールのフィルタ(フォルダに移動したり、別の場所に転送したりするなど)を設定することもできます。

もちろん、これらはすべてmacOSとiOS上のメールとも同期されるので、新しいメッセージを作成するときにエイリアスがオプションとして表示されるようになります。

エイリアスは、必要に応じてMacから管理できます。

「メール」 、「環境設定」の順に選択し、「アカウント」をクリックして、メインのApple IDアドレスを選択します。

「電子メールアドレス」ポップアップメニューを選択し、「電子メールアドレスを編集」を選択して別名を追加または削除することができます。

エイリアスを使ってメールの受信トレイを大整理して、新元号の新しい時代を気持ちよく迎えるのもいいかもしれませんね!

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Image: Getty Images, ギズモードジャパン編集部

ギズモードジャパンより転載(2019.05.18)


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