ビジネスをするうえで業務の優先順位を決めるものさしに「緊急」と「重要」があります。無料メルマガ『サラリーマンで年収1000万円を目指せ。』の著者・佐藤しょ〜おんさんは、この2つのものさしの中でどれを高い優先順位とするかについてご自身の体験を踏まえて論じています。

緊急と重要

ビジネスパーソンとして常識の範疇に入るのが、ある業務、タスクに対して、緊急VS重要というマトリックスで考えるということです。

この二軸でマトリックスを作ると、

 ▼ 緊急で重要な業務
 ▼ 緊急で重要ではない業務
 ▼ 緊急ではないが重要な業務
 ▼ 緊急ではなくて重要でもない業務

の4つに分類することができますよね。この中で最も優先順位が低くなる(低くすべき)なのは、最後の「緊急ではなくて重要でもない業務」であることは論を俟たないわけですが、では最も優先順位が高い(高くすべき)業務はどれですか?

もちろんこれも「緊急で重要な業務」になるわけですが、このタイプの仕事はあなたが意識しなくても、真っ先にやるはずなので、あえて意識する必要はないんです。例えば業務中に会社が火事になったら、ええとここで避難するのは重要なことなのかな?なんて考えず、他のことを抛っても避難しますよね。

つまりこの問いの本質は、

 ● 「緊急で重要ではない業務」と「緊急ではないが重要な業務」

のどちらが優先順位が高いのか?ということなんです。

ここで間違った答えを出したらいけません。優先順位が高い(高くすべき)のは、「緊急ではないが重要な業務」なのです。私の中ではこのような業務が最も優先順位が高くて、真っ先に手を付ける業務なんです。

なぜかというと、緊急かどうかというのは時間軸の遷移によって決まるモノだからです。今緊急ではないということと、明日も緊急ではないということは異なります。ほとんどの業務は、時間の経過とともに緊急の度合いは高まっていきます。

上司から、「来週中で良いからね」と言われた業務は、今日は全く緊急ではありませんが、来週の木曜日まで手を付けなかったら、これは緊急になりますよね。

つまり緊急ではなくて重要な業務というのは、放置しておいたらいつかの時点で「緊急で重要な業務」になってしまうということです。そうなってから始めるとどうなるか?というと緊急であるが故に、期限内に提出することに重きが置かれるようになるんです。つまりクオリティーは二の次になりやすいということです。

ちょっと待ってくださいね。元々これは「重要な業務」だったんですよね。そんな業務のクオリティーを二の次にするってどういうことですか?フツーは最高のクオリティーに仕上げなきゃならないはずですよね。それなのに緊急というフラグが立つと、こちらに意識を取られてしまうんです。

そうやってテキトーなクオリティーで重要な業務をやっつけ仕事で終わらせるような仕事のやり方をしているから、あなたの評価が高まらないのです。

だから「緊急ではないけど重要」という業務こそ、緊急でないうちに、取り組みを始めてじっくりとクオリティーを重視した仕上がりにするのです。これがこのタイプの業務を一番優先にすべき理由なんです。

私はサラリーマン時代に、緊急ではないけど重要という業務から手を出していました。ですからこのタイプの業務が緊急になることはなかったんです。むしろ誰よりも先に手を出して、誰よりも時間を掛けて、そして誰よりも先に高いクオリティーで提出することを意識していました。

ところが多くの人は、締め切りの前日あたりに、つまり「緊急且つ重要」になってから手を動かすんです。その時には私は2回目の提出が終わっていて、さらにブラッシュアップすることを考えているわけですから、勝負になるわけがありません。

ところで、緊急だけど重要ではない業務の典型例ってなんだか分かりますか?それが電話です。電話って鳴りだしたら受話器を取るまでずっと、「緊急です!」って言っているようなモノなんですよね。ところが、拾ってみたら全然重要じゃない用件だったり。

ですから今では私は電話は取りません。というか携帯電話は寝室に置きっぱなしです。鳴っても無視します。後にヒマになってから、着信履歴を見て相手によって折り返しをするようにしています。そもそも緊急な用件なら、メッセンジャーとかLINEとかメールでも連絡をするはずですからね。どうしても私と電話で話をしたければ、メールで事前にアポを取るしかありません。

電話ってこちらの都合を考えずに、暴力的にこちらの行動に介入してくるじゃないですか。あれは非常に失礼な在り方ですよね。ですから私もできるだけ電話をしないようにしますし、重要な案件なら事前に他の手段で電話で話をしたいと打診をします。

ところが役所とか銀行って、電話とFAX以外の連絡手段を持っていないので、電話で私に近寄ってくるのはこの手の人たちばかりです。私は全く相手にしませんけど。

このあたり、事務所を持っていて固定電話を引くようなことになると話は変わるんですが、それでもサラリーマンの頃に私のデスクの電話が鳴ったら機嫌が悪くなりましたから。思考や作業を言語道断で中断させられることに、怒りを覚えましたから。しかも電話に出てみたらタダの営業コールだったなんてことになったら、その日は終日不機嫌でしたね。

緊急と重要のマトリックスが理解できると、このような重要ではない業務をやることのバカらしさが分かって、そういう業務を排除したくなりますから。

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