「出張が多くて申請が面倒だ」「出張費用が適切かどうか管理できない」「ホテルや新幹線の手配が大変」このような社員の出張に関する課題に頭を悩ませている人も多いのではないでしょうか。

このような課題を解決できるのが出張管理システムです。出張管理システムを活用すれば、出張の手配や出張後の経費精算までの業務がワンストップで可能になり、本来の業務に充てる時間を確保できるようになります。

今回は出張管理システム導入のメリットをまじえ、おすすめのシステムを3製品紹介します。

出張管理システムとは

出張管理システムとは、社員の出張に伴う申請や手続きなどの業務を効率化し、出張に関する情報を一元管理するシステムです。英語ではBusiness Travel Managementと言われるため、BTMと略すこともあります。

出張管理システムでは、交通チケットやホテルの手配、出張費の申請、仮払いや振込データの確認など、出張に伴うさまざまな業務を効率化する機能が搭載されています。

出張管理システムが必要な背景

出張に伴い、交通費や宿泊費などのコストがかかるため適切な申請や管理が求められます。さらに接待費や資料購入費が必要な場合や、国外への出張の場合は予防接種費がかかるケースもあり、出張に関する手続きは煩雑なものです。

しかし一般社団法人日本CFO協会の調査によると、約3割の企業が「社員が旅費規程をほとんど理解していない」もしくは「理解が不十分」と回答していることが分かりました。

つまり旅費規程に含まれていない経費を申請している可能性や、最悪の場合は知らないうちに不正をしてしまっているケースも考えられ、企業コンプライアンスの側面からも重要視すべき課題となっています。

このような課題を解決して適切に管理するためにも、出張をする社員の情報を一元管理できる出張管理システムが求められているのです。

出張管理システム導入のメリット

出張管理システムを導入することで、先述のように規程を厳守した出張管理が可能になります。

出張管理システムでは交通手段や宿泊日数・宿泊費の上限などを設定できるため、規程の範囲内での経費管理ができるのです。本来であれば社員全員に旅費規程を充分に理解させる必要があるのですが、テレワークなどで教育が行きわたりにくい環境である場合、出張管理システムで適切に管理することで規程違反を防止できます。

また、法人限定の割引やサービスを提携している出張管理システムもあるため経費削減ができたり、社員の出張先や居場所を管理できるため有事の際の安否確認ができたりする効果も期待できます。

さらに、出張管理システムの導入は社員にもメリットをもたらします。出張に際して部署をまたいだ申請ややり取りが必要になり、経費申請や領収書提出などの雑務に時間を取られると、本来やるべき業務に支障がでます。しかし出張管理システムではそれらを効率化できるため、出張する社員本人の負担が軽減し本来の仕事に専念できるのです。

おすすめの出張管理システム3選

ここからは、おすすめの出張管理システムを3製品紹介します。それぞれ特徴が異なるため、自社に最適なシステムを検討する際の参考にしてください。

BORDER(ボーダー):ボーダー株式会社

出張管理システム「BORDER」は、チャットで手軽にチケットやホテルの手配が可能です。チャットの平均レスポンス時間は3分なので返答待ちのストレスもなく、移動中や外出先でもすぐに手配できるというメリットがあります。

フライトやホテルだけでなく送迎やレンタカー、通訳やWi-Fi機器の手配も可能なので、出張者の負担が大きく削減できるでしょう。

BORDER最大の特徴は、業界でも最安値の手配料。通常の手配料は1,000円で、国内出張であれば前日まで同額で手配してもらえます。国外は出発2営業日前、国内は出発当日もプラス2,000円で対応してもらえるので、突発的な出張でも安心して任せられます。システム利用料金がかからない点も、他製品との大きな違いです。

立替精算処理、出張先の安全情報の把握、社内の旅費規程の対応などの機能も充実しており、出張管理に関する業務がBORDERひとつで行えます。

Racco(ラッコ):楽天株式会社

楽天トラベルが提供している出張管理システムが「Racco」です。

Raccoを利用すれば契約企業限定のシークレットプランを予約できるため、受けられるサービスの質はそのままで出張費を削減することができます。会社にとっては経費削減、社員にとっては満足度向上につながり、双方にメリットをもたらしてくれるシステムです。

また、ホテル・航空券・レンタカーの経費はその都度精算する必要はなく、一ヵ月分を一括請求になっています。出張者が多い企業や出張回数が多い社員でも、経費立替えや精算業務などの煩わしさがなくなり効率性がアップするでしょう。

機能が充実しているにも関わらず、Raccoは初期費用・月額利用料金は無料で利用できます。精算スタイルに合わせて2通りの契約タイプを選択できるので、自社に合った使い方が可能です。

Bzit:株式会社JTB

旅行代理店のJTBが提供している出張管理システム「Bzit」は、豊富な出張管理機能が特徴です。

飛行機・新幹線・ホテル・ツアーなどのチケットをBzit上で一括手配でき、支払も法人一括に対応しているため申請や経費精算も効率化できます。法人専用の回数券や割引運賃といったサービスも受けられ、経費削減にも効果的。

オプションではありますが電子承認機能も搭載されているため、システム上で出張申請や精算も可能。ワークフローを効率化して生産性向上が期待できます。出張が多い場合は出張先や外出先でも申請できるようになるため、電子承認機能の利用を検討すると良いでしょう。

利用に際してJTB支店との契約が必要なので、申し込みから利用開始までは約2ヵ月かかります。導入を検討している場合は早めに相談しましょう。

まとめ

出張に関わるさまざまな業務を効率化できる出張管理システム。複雑な旅費規程も設定できるため、コンプライアンスが重視されている今の時代はなおさら重要性が増していると言えます。

出張管理システムを導入して、会社も出張者も効率的なストレスのない出張を実現しましょう。

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