企業の業務の中でも稟議・決裁処理は、手間と時間がかかるものの1つです。この業務を自動化できたらどれほど助かるか、そんなニーズからワークフローシステムが生まれました。では実際にはどんなメリットがあるのか、この記事ではワークフローシステムの特徴とおすすめのシステムについて解説します。

ワークフローシステムとは?

ワークフロー(業務フロー)システムとは、これまで人の手でやりとりされていた業務上の処理を、一貫したサービスとして提供する電子システムです。導入すれば大幅な業務の効率化が期待できます。

例えば、企業内の複数の部門が共同で行うプロジェクトがあるとします。その中で必要経費を申請する場合、今までの流れでは各部門間で書類をやりとりし、複雑な手間と時間をかけて担当者の承認を得ていました。

ところがワークフローシステムを導入すると、稟議の申請から承認・決裁までの流れを、電子化して一元的に管理することで、手間と時間を大幅に削減することができるのです。

ワークフローシステムでは、企業内で1つの業務管理手順を決めておき、それを人の手ではなく電子システムで行うことにより、業務の効率化が可能になります。部分的な業務の効率化だけでなく、企業の経営効率化にも貢献するシステムだと言えるでしょう。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入すると、1つの業務の流れを定型化できる以外に、書類や資料も部門の枠を越えて電子的に管理可能になります。稟議・決裁処理も含めて、さまざまな手続きがシステム上でできるようになると、ペーパーレス化によるコスト削減はかなりの効果が見込めるはずです。

また、ワークフローシステムには場所を問わずにアクセスできるため、出張先や外出先の他、テレワーク中でも必要な手続きを進め、別な部門間でやりとりすることも可能です。これは柔軟な労働環境を提供できる点からも、政府が推進する働き方改革に貢献することになるでしょう。

その他にも、ワークフローシステムを導入することで、各業務の責任の所在が明確になるため、内部統制やコンプライアンスの強化が可能になります。さらに日常的に行われるメール業務も自動化できるので、さまざまな業務での効率化が同時に進められるかもしれません。

おすすめのワークフローシステム

ここで、多くの企業が導入しているワークフローシステムの中から、おすすめのサービスを3つ紹介します。それぞれの概要を押さえた上で、導入を検討する際の参考にしてください。

高い実績を誇る「Create!Webフロー」

インフォテック(株)のCreate!Webフローは、非常に多機能で使いやすいワークフローシステムで、今までに使っていた紙による申請書を、そのままシステム内にとり込める他、スマートフォンやタブレットからも操作できます。また、別なグループウェアとも連携可能なので、企業内の業務全般を1つのシステムとして、効率的に機能させることができます。

使いやすさのポイントは、承認申請の処理状況がルートごとに確認できるため、複雑な承認フローでもミスなく容易に扱えることです。しかもクラウド型で非常に低コストにて利用でき、無料トライアルも可能です。これまでに大手企業をはじめ、多くの企業に導入実績があります。

Excelと連携できる「コラボフロー」

(株)コラボスタイルのコラボフローは、Web環境が整っていれば、これまでに使用してきたExcelのデータをすべて活用できるシステムです。Excelの知識があれば、誰でも小規模なワークフローから、数千名規模のワークフローまで簡単に作成できます。

申請フォーム作成ツールを使うことで、新たにプログラミングをすることなく、Excelファイルをそのまま申請フォームに変換でき、変更や修正も含めたさまざまな設定も可能です。他にも決裁を促すリマインドメール機能や、停滞書類検索機能など、作業の効率化に貢献する優れた機能を標準装備しています。

多機能連携の「ジョブカンワークフロー」

(株)Donutsのジョブカンワークフローは、データをクラウド上で管理するため、すべての処理作業を社内外問わず、スマートフォンやタブレットと連携させて行うことができます。単に申請〜承認をシステム化するだけでなく、自動仕訳や代理申請・承認手続きなど、多くの作業を一括して管理することも可能です。

またジョブカン勤怠管理やジョブカン給与計算など、シリーズ間で連携システムを構築することにより、人事労務管理に関する業務を大幅に効率化することができます。初期費用もかからず、月々わずかな利用料で導入できることも大きな魅力です。

まとめ

日常的な業務の中でも、稟議の申請から決裁に至るまでのやりとりは、多くの時間と手間を要する作業です。この一連の流れをワークフローシステムとして、はるかに効率的に進めるという動きが広がっています。

各開発メーカーが提供しているワークフローシステムは、それぞれに特徴とメリットがあり、しかも非常に低コストで導入できるという利点があります。社内の業務効率化の第一歩として、1度ワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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