年明け早々、経理担当者が取り組むべき業務の一つが「支払調書」の作成と税務署への提出です。
提出期限は原則として1月31日ですので、すぐにでも取りかかる必要があります。ここであらためて支払調書についておさらいしておきましょう。

法律で提出が義務付けられた法定調書

企業には、法律で提出が義務付けられているさまざまな法定調書があります。その中の代表的な書類が、「給与所得の源泉徴収票」と、今回取り上げる支払調書になります。

源泉徴収票とは、従業員に支払った1年間の給与額を示す書類です。支払調書は企業が個人事業主やフリーランスへ支払った外部委託費額を示すものになります。

つまり、税務署が確定申告をする個人事業主やフリーランスの所得額を、正確に把握するために必要となる書類です。そこに記載されているのは、企業が法人や個人へ支払った外部委託費の額と、その内容になります。また、所得額に応じた所得税を、算出するために必要になります。

所得税の確定申告に必要となる支払調書

その支払調書が手元に届くことを待っているのは税務署だけではありません。個人事業主やフリーランスにとっては、所得税の確定申告をするときに、その年の収入額を証明する書類となるからです。

ですから、経理担当者は、個人事業主やフリーランスが確定申告(2月16日から3月15日)をする期限に間に合うように、支払調書を支払先に送りましょう。

支払調書を作成するときは、支払先ごとに支払内容や明細を記載する必要があります。また、いくつかの種類があり、記載項目や計算方法がそれぞれ違います。支払調書の作成に慣れていない経理担当者は、国税庁のHPで確認するといいでしょう。

国税庁のホームページから書式がダウンロードできる

ここで、支払調書にはどのような記載項目があるのかを、あらためて確認しておきましょう。「支払を受ける者」「区分」「細目」「支払金額」「源泉徴収税額」「摘要」「支払者」の項目があります。

支払いを受ける者は、報酬(支払)を受け取った人のことで、そこには住所、氏名(名称)、個人番号(法人番号)を記入します。次に区分の項目を見ていきましょう。ここには、何の業務に、いくらの報酬を支払ったのかがわかるように記入します。

区分の項目に該当するのは弁護士報酬や税理士報酬、原稿料、翻訳料、講演料などです。たとえば顧問料以外に発生した弁護士報酬については、弁護士が関与した事件名も記入する必要がありますので注意しましょう。

また、「支払金額」の欄には、1月1日から12月31日の1年の間に支払いが確定した金額を記入します。

ここで注意すべき点が、実際に支払った金額だけではなく、支払日の関係でまだ支払われていないものの支払うことが確定している報酬額や、控除額以下のために源泉徴収を行わなかったものも含めて記入しなければなりません。

その場合、上段に未払額、下段に年度内の支払金額合計(消費税込)を記入します。支払調書の作成には、細かなルールもありますので、国税庁のホームページから、書式をダウンロードして活用することをおすすめします。

まとめ

支払調書を税務署へ提出する方法は、国税電子申告・納税システムのe-taxがあります。それを利用する際には、あらかじめ所轄の税務署に申請し承認を受ける必要があります。税務署まで足を運ばなくても提出できるので、経理担当者の業務負担を軽減するためにもデジタル化にチャレンジしてはいかがでしょうか。

支払調書を出し終わったら、2月は学びの時間を作ってみては?