ここ数年に渡る社会変化により、テレワークという新しい働き方が定着しました。また、電子帳簿保存法の改正などに伴い、契約書などの電子化も加速しています。すでに契約作業を対面や郵送ではなく、ウェブ完結型のクラウドサービスを活用している企業様も多いのではないでしょうか。

この記事では、契約書管理がより効率化できる「AI契約書管理」の概要とメリットについて解説します。

AI契約書管理とは

AI契約書管理とは、これまで契約書を紙ベースやExcel、クラウド上の契約締結機能などで管理してきたものを、AIシステムを導入したクラウドサービス上で管理するものです。

すでに紙と印鑑から脱却し、パソコン上で契約締結から管理までできるクラウド型契約締結機能を活用し始める企業も多くみられます。しかし、紙での契約書とクラウド上での契約書が混在してくると、一元管理が益々難しくなってくるのが課題でした。

紙ベースに加えて、クラウド上で締結した「契約書管理」に限界を感じている担当者は多いのではないでしょうか。そこで登場したのが「AI契約書管理システム」です。

AI契約書管理システムで管理できるのは、契約締結文書・業務委託契約書・売買契約書・機密保持契約書などです。さらに管理だけでなく作成の手間を軽減させることで、より一層の効率化を図れます。電子帳簿保存にも対応しており、契約締結時のコスト削減などにも役立つとして、中小企業やスタートアップ企業からも注目されています。

AI契約書管理を導入する七つのメリット

AI契約書管理システム(サービス)を活用すると、次のようなメリットを享受できます。

企業間の取引で欠かせない契約書ですが、取引先によって紙ベースであったりクラウド型契約書であったりと、管理するだけでも一苦労です。また、検索に時間がかかったり、入力ミスが起きたりすることも決して珍しくありません。

上記のような課題を解決するAI契約書管理のメリットについて、8月3日から提供を開始した弁護士ドットコム開発による「クラウドサインAI」を一例に解説していきましょう。

1.データ入力が不要となる

手入力の必要がなくなります。システムにインポートした書類の企業名や契約終了日などの情報はAIが読み込み、自動的に入力されます。

自動入力されることで手入力による工数が不要となり、ミスもなくなります。

2.契約書データの蓄積ができる

過去の契約書はデータ化されるため、契約履歴の管理不足によるリスクから解放されることは大きなメリットといえるでしょう。

3.取り込んだ契約書の検索や参照が簡単

契約書の取引名、金額などの検索条件を入力することで、短時間で参照できるようになります。

4.紙・クラウド契約書類を一元管理できる

紙ベース、クラウド契約書にかかわらず、まとめて管理できます。過去の契約書を探すために保管庫に行く必要がなくなるため、従業員のモチベーション低下防止にもつながるでしょう。

5.高精度なデータ化ができる

紙で締結した書類は、AIが情報を文字認識して解析・入力します。さらに専門のオペレーターが入力補助を行うため、高精度なデータ化が可能です。

6.契約締結のスピードアップ

クラウド上に契約交渉済の契約書をアップロードしたあとは、相手方の承認のみとなるため、契約締結までが短時間で行えます。

7.コスト削減

人件費・郵送費・印刷代・スキャン・保管場所・作業コストなどが不要となるため、契約書にかかる金額的コストと人的コストを大幅に削減できます。

このように、紙ベースのみの契約締結によるデメリットを解決できるのが大きなメリットです。クラウド上での契約書締結や管理の一元化をはじめ、さらなるスピード化やコスト削減などを目指す企業にとって、AI契約書管理は欠かせないサービスといえるでしょう。

AI契約書管理の具体的な手順とは

AI契約書管理システムの提供各社によって多少異なる可能性はありますが、基本的には次のような手順で行います。

●紙ベースの契約書類など

自社でスキャン→利用サービス会社システムにPDF書類としてインポート→AIによる情報解析・入力→クラウド管理

●電子契約書類

利用サービス会社システムにて締結→AIによる情報解析・入力→クラウド管理

AI契約書管理システムを活用するにあたって、決して難しい手順はありません。よって、従業員に作業負荷を与えることはなく、容易に契約書類のクラウド管理が可能となります。

まとめ

AIは日々めざましい進化を続けており、あらゆる場面で活用されています。例外なく、AI契約書管理システムにも取り入れられ、DXをサポートする企業が登場し始めました。多くの企業において、契約書は紙やPDFなどで保管したり、クラウド契約先に保存したりと工夫されていると思います。これからはAI契約書管理システムを活用し、効率化を図ることも可能になりそうです。


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