新型コロナウイルス感染拡大の影響によって、私たちの生活は一変しました。コミュニケーションスタイルも大きく変わり、リモートワーク化が一気に進んでいます。コロナ禍で最も必要とされる能力とは何か。それは「文章力」ではないかと考えています。

 今回は「伝わる! バズる! 稼ぐ! 文章術」(秀和システム)の中から、コロナ禍で必要とされる文章力の要素について解説します。

コロナ禍では従来のスキルが通じない

 これまでも、コミュニケーションの手段として、文章力は重視されてきました。しかし、それはサブ機能にすぎません。メインは直接コミュニケーションであり、膝を突き合わせることに意味がありました。

 ところが、リモートワークが主流になると会話やトークスキルではなく、文章でコミュニケーションを行う機会が圧倒的に増えてきました。

 社員がそれぞれ、自宅などの離れた場所で働くリモートワーク。オフィスとは異なり、チャットなどを利用したやりとりが、仕事を進める上で欠かせません。チャットはメールと比べて、スピーディーなやりとりが求められるため、使いこなすには短い文章で端的に言いたいことを伝える力が必要です。

 また、相手を待たせないためにも、スピーディーに文章を作成することが求められます。分かりやすい文章を手早く作成する力がテレワークには必要なのです。

 では、リモートワークで求められる文章力を身に付けるためには、何に注意すればいいのでしょうか。仕事であれば、上司、同僚、部下、取引先など、相手にふさわしい文章が必要になります。

 上司であれば、ひと目で分かるような簡潔な文章が求められるでしょう。同僚なら、肩肘張らないライトなトーンが必要とされ、部下なら、フレンドリーな雰囲気を出す工夫が求められるかもしれません。

 また、相手が欲していることに対して「的確」に伝えなければなりません。「的確」とは相手が求めている情報深度のことです。ゼロから説明が必要なのか、結論だけを伝えればいいのか、過程を重視するのか、相手の立場によって異なります。

 伝わりやすさも意識しなければなりません。忙しい相手にとっては、短時間で用件を理解できるメッセージが良い文章といえます。まずは結論を書き、その後に詳細を続けましょう。理由や経緯から書き始めると回りくどく、伝わりにくくなります。

 最初に結論を書くことが難しい内容のときは「○○についてのご相談です」というように冒頭でトピックを提示すると分かりやすくなります。

文章をそぎ落として、短小に導く

 文章はとにかく、短くシンプルにすることが求められます。一文を短くすることも伝わる文章にするコツです。言いたいことが多いと、理由や状況を一文に盛り込んでしまいがちですが、長い文章は読みづらくなります。長くなる場合は文章を2つに区切るなど、読者への配慮が必要です。

 また、余分な言葉がないかチェックしましょう。「基本的に」「取りあえず」などの不要な言葉を削るとシンプルで分かりやすい文章になります。チャットでは、パッと見ただけで意味が理解できる文章が適しています。ムダな要素はそぎ取るようにしてください。

 効率が重視されるチャットでは「お世話になっております」「お日柄もよく」などの定型的なあいさつ文は不要です。丁寧な言い回しにするために「ご連絡」や「お打ち合わせ」のように「ご」や「お」を付け過ぎている場合は外すとすっきりします。

 多くのマナー講師が新入社員研修等で「相手に気遣うこと」の重要性を伝えています。結果的に相手に気を遣い過ぎて、回りくどい文章が正しいものと勘違いしている若手社会人が増えました。この点は注意が必要です。

「お忙しいところ、大変申し訳ございません」「念のため、ご連絡いたします」といった言葉は一見すると丁寧に見えますが、一文が長くなり、言いたいことが伝わりにくくなります。回りくどい表現はかえって、忙しい相手の時間を奪ってしまうリスクにもつながります。不要な前置きは省略して、伝えたいことをストレートに書きましょう。

 さらに、スピーディーに伝えるために、限られた人にしか理解できないような専門用語やカタカナ語は使わない方がいいでしょう。「伝わる」ことを意識して平易な言葉を選べば、文章を書くスピードも上がります。

相手の視点でのチェックを忘れずに!

 文章を読む相手の立場になって、伝わる内容になっているかチェックしましょう。チャットやメールは送信後に取り消しができません。誤字脱字を含め、適当な内容か判断しましょう。結論ははっきりと示した上で、文章をすっきりさせます。

 リモートワークに必要とされる要素は会社や部門、職責によってさまざまです。気になるようでしたら、リモートワークに必要とされる要件について整理しましょう。

 また、紙媒体、ウェブ媒体、ニュース記事、ブログ記事…それぞれ、読む局面と目的、読者層も異なります。目的に応じたレイアウトが求められます。

 リモート下において、求められているのは分かりやすさ。結論ファーストで明瞭な文章を書くように心がけましょう。相手の立場に応じて、簡潔に伝えるようにしたいものです。