上司に「お手すきのときに」と仕事を頼む人は、成果を出せない

上司に「お手すきのときに」と仕事を頼む人は、成果を出せない

 相手に話を伝えても、ビジネスでは相手が動いてくれなければ意味がありません。伝えて相手が動くことで初めて、成果といえます。伝わらなければ、何の価値もありません。今回は、「5分会議」を活用した人財育成、組織活性化の講師として活動中の沖本るり子さんに話を聞きます。近著に「期待以上に人を動かす伝え方」(かんき出版)があります。

忙しい上司に相談したいときには

 上司に話をする際、何が言いたいのか分からない内容では相手をイライラさせてしまいます。相談内容を明確に伝えなければいけません。ここで、沖本さんから質問があります。あなたは人事部に所属する人事担当者です。上司(部長)に、退職希望を出している社員(佐藤さん)の扱いについて相談する場面を想定してください。次の、AとBのどちらが正解でしょうか。

【ケース】退職希望を出している社員について上司に相談する

<回答A>
総務部の佐藤さんは、もともとこの会社に入社するときは、本社のマーケティング部で働きたかったそうです。面接でもそのように伝えたそうです。それで、いろいろ学んで、マーケティングの知識を習得してきたようです。もし、佐藤さんが辞めたら、責任問題に発展しかねません。離職率が上がったら会社としても困りますよね。

<回答B>
部長、お時間を頂きありがとうございます。相談内容は、佐藤さん退職の件です。理由は、マーケティングの仕事ができないなら退職したいというものです。私の考えとしては、マーケティング部に異動させれば、退職を考え直してもらえると思います。部長ならどうされますか?

「このケースでは、自分なりに迷っていることを提示して、相談内容はあくまでも参考意見として聞くということを上司に伝える必要があります。部長に判断を委ねて、自分の意見を参考程度として伝える『回答B』が好ましいでしょう」(沖本さん)

お手すきの優先順位、分かりますか

 「お手すきのときに」は便利な言葉です。「手の空いたときで構いません」という意味があります。ところが、ビジネスパーソンには常に何かしら手をつけなければならない仕事があるもの。ここで、また、読者の皆さまに質問があります。依頼された順が、A→B→Cだった場合、あなたはどの順で手をつけるのが好ましいでしょうか。

A.「お手すきのときに」と言われた資料作成
B.「今週の木曜日朝10時までに提出してほしい」と言われた資料作成
C.「再来週の火曜日午後中に提出してほしい」と言われた資料作成

 「おそらく、ほとんどの人が『B→C→A』の順と答えるでしょう。Cを提出し終えた時点で『夕方4時半までに見積書の作成を頼む』などと言われたら、『お手すきのときに』と言われた『A』は、さらに放置されます。私たちは緊急性の高いもの、締め切りのあるものから手をつけていきます。ということは、いつまでたってもその『お手すき』程度で依頼された『A』には手をつけることがありません」(沖本さん)

 「相手に動いてもらうためには、依頼時に必ず『いつまでに』という期限も併せて伝えなくてはいけません。優先順位が伝わらなければマネジメントはできません」

相手を動かすのがビジネスの要点

 相手を動かすには明瞭さが必要とされます。言葉は短く簡潔であることや、相手がどうしてほしいのか、きっちりと察知することです。また、気持ちよく動いてもらうために、相手の気持ちをプラスにできるような日常のコミュニケーションも大切です。

 相手を成果に導くことはビジネスの要点です。例えば、「半期で1億円の売り上げ目標を最終的には2億円まで引き上げた」「部下に仕事を依頼したところ、10日の予定が3日で終了した」など、成果が具体的に数値で表せることが大切です。仕事は自分事として捉えなければ、成果にはつながりません。皆さまの仕事ぶりはいかがですか。


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