職場で問題が起きているとき、真因を把握し解決に向かうために、部下の本音を聞き出す必要がある。そして、上司一人の権限では改善できない問題であれば、会社に報告しなければならない。

しかし、報告の仕方を間違えると、部下から「チクった」と見なされて、かえって信頼関係を損ねることに…。会社との問題の共有の仕方について、人事コンサルタントの大橋高広氏に聞いた。

※本稿は、大橋高広著『リーダーシップがなくてもできる「職場の問題」30の解決法』(日本実業出版社)の一部を再編集したものです。


(1)共有の許可

昨今は、社内SNSの活用が一般化してきたこともあり、「情報はとにかく共有するのが善」という風潮があります。

しかしながら、情報共有のプレッシャーが社員を精神的に追い込んでいる側面もあります。私は、これから先、「社内SNS疲れ」が社会問題化していくのではないかと予測しています。

そもそもの話として、上司は部下からの相談内容について、会社と共有しないのが原則です。「部下が上司に相談した内容はすべてオープンな情報」という考えは間違っています。部下の許可がない会社への報告はただの嫌がらせです。

一方で、会社と情報を共有しないことには改善が進まないのも事実です。つまり、上司には、適切なプロセスを経て情報を共有する責務があるわけです。

そこでまず確認していただきたいポイントがあります。共有の許可です。部下に許可を取ってから会社に報告するということです。

ただし、単純に手続きとして部下の許可を取ればいいわけではありません。中には「上司から無理矢理許可を取られた」という認識を持つ部下がいるからです。極端なケースでは、パワハラとして訴えようとする部下もいるかもしれません。

上司が持っている「常識」と、部下が持っている「常識」とはまったく異なります。

今の上司が若かった時代は、これといった説明がなくても上司がいい出したことはとにかくやる、という意識が強かったと思います。

しかし、今の若者は、「目的が何であるか」を非常に気にします。目的がわからないことには、たとえ上司からいわれても、おいそれとは受け入れられないのです。

ですから、上司はまず自分の常識を一回棚卸ししましょう。その上で、部下の常識に合わせて説明していく必要があります。

「今回聞いた話については、職場の改善につながるし、ひいては会社の発展につながる内容だから、会社にも私から共有させてほしい」

実は、こういった説明では積極的な理解が得られる可能性は低いでしょう。部下本人のメリットが見えないからです。

「もし職場の改善が実現できれば、君も早く帰ることができるようになるよね。そうしたら希望していた海外赴任に向けた勉強時間も生まれるんじゃないか」

たとえば、こんなふうに本人のメリットを明確にしていくと、部下の納得感も高まります。


(2)共有の内容

共有の許可を取ることができたとしても、すべての情報を共有していいわけではありません。

部下にしてみれば、「共有していい情報」と「共有してほしくない情報」があります。そこで、共有する内容についても事前に確認しておきましょう。当然、この場合も「共有する理由」を伝えるのがマストです。

共有できる範囲とできない範囲をきちんと線引きできる上司は、部下からの信頼も厚くなります。信頼を構築することが、問題があったときに真っ先に相談してもらえる関係づくりにつながります。


(3)共有の範囲

次にお伝えしたいのは、共有の範囲です。

たとえば、部下Aが上司Bに問題を報告したとしましょう。上司Bは、部下Aに内容を確認し許可を得た上で、問題を共有しました。

しかし、ここで事件が起きます。上司Bが別の部署の部長Cを含む社内SNSの管理職グループ上で情報を共有した結果、部長Cの下で働く部下Dにも情報が伝わってしまったのです。これは部下Aにとって予想外でした。部下Aと部下Dは同期の関係であり、部下Aは部下Dに自分の問題が伝わるのが不本意だったのです。

部下には、絶対に情報を知られたくない対象があります。ですから、「どこまで共有していいのか」という共有の範囲を明確にしておきましょう。

社内SNSなどのコミュニケーションツールを活用して情報を共有する場合は、事前に「どこまで情報が共有されるのか」を伝える方法もあります。

「ここで情報をアップすると部長以上は閲覧できるようになっているけど、大丈夫かな」

「ということは、あの部長Cも見るわけですよね。そうなると、部長Cから話が広がる可能性がないですか?」

「そのリスクは確かに考えられるな。それなら、口頭で役員Eに伝えてみるよ」

こういった会話を通じて、部下の確認を取っていくのです。