どのような方法でToDoリストを作成するにしても、「できる限り効果的なものにする」という目標は変わりません。

よりモチベーションを維持し、最大限に生産性を高めるためには、2つの「追加すべきもの」があります。

1. 文脈を含める

ToDoリストは基本的に、その日にやるべき基本的なタスクをまとめたもの。しかし、もっとも効果的であるためには、さらに何らかの文脈が必要です。

ToDoリストに「キッチンを掃除する」とただ書いてあるだけと、「実際にそれがどういうことなのか？ どういう意味か？」理解しているのとでは、大きな違いがあるからです。

リストの各項目の下に、何かしらの文脈を含めましょう。

たとえば、仕事で取り組まなければならない大きなプロジェクトがあるのなら、あなたが持っているリソースについての情報を含めるのです。

そのプロジェクトに特定のソフトウェアが必要な場合は、そのことも書いておくと、いざそのタスクに取り掛かる時に、何が必要かをすぐに知ることができます。

あるいは、メインのタスクの下に箇条書きリストを使い、各タスクを小さなアクションに分解するのもいいでしょう。

キッチンの掃除を例にとれば、「仕事の後に漂白剤を買い足す」「カウンターを消毒する」「掃除用具をしまってある収納棚を整理する」などがサブタスクになります。

タスクに関連する文脈を見ることで、タスクに圧倒されたり、時間を無駄にしたりすることがなくなるはずです。

2. 期限をつける

ToDoリストのすべての項目には期限をつけましょう。

ToDoはSMARTゴールのミニリストだと考えるのです。 この頭文字の「T」は「time-bound（期限付き）」を意味し、それにはきちんとした理由があります。

期限を知り、それを念頭に置くことで、集中力とモチベーションを維持し、関係のない仕事に時間をかけないようにすることができます。

何かリストに書き込むたびに、「いつまでに」を付け加える習慣をつけましょう。「化学のテストの勉強をする」ではなく、「化学のテスト勉強を火曜日までにする」といった具合に。

リストを見るたびに、締め切りと期日が迫っていることがわかります。

アイゼンハワー・マトリクスのような優先順位付けの方法は、各タスクの適時性に基づいて緊急かどうかを判断するものですが、毎回、複雑なプロセスやマトリックスを使う必要はありません。

もっとも基本的なToDoリストに期限をつけるだけで、より緊急に取り組むべきことが自然とわかるようになるでしょう。

ツールは「更新しやすさ」が重要

状況や期限が変わる可能性があるため、理想的なToDoリストを作成するには、リストを簡単かつ迅速に編集できる機能が必要です。

もちろん、スマホのメモアプリを使ってリストを管理することもできますが、もう少しアナログにやりたいのであれば、手帳は避けたほうがいいでしょう。

簡単に消して書き換えられる、たとえば手ごろなところだとホワイトボードなどが役に立ちます。

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